Chuyên mục
Khám phá nội dung theo từng chủ đề
Nghề thư ký thời AI
Công việc thư ký, trợ lý hành chính thay đổi thế nào khi có AI: việc nào giao cho AI, việc nào giữ lại (phán đoán, quan hệ, bảo mật), bộ công cụ tối thiểu, quy tắc dùng AI an toàn trong văn phòng, kỹ năng nền (viết, sắp xếp, ưu tiên, giao tiếp), lộ trình nghề, thư ký mới vào nghề tuần đầu, tự làm trợ lý cho chính mình.
10 bài viếtEmail và hộp thư
Xử lý hộp thư bằng AI: phân loại, tóm tắt chuỗi thư dài, soạn trả lời theo giọng sếp, email xin lỗi – từ chối – nhắc nợ việc, email tiếng Anh thường ngày, quy tắc lọc thư, mẫu trả lời nhanh, quản lý hộp thư thay sếp (uỷ quyền), xử lý khi gửi nhầm, nhận ra email giả mạo sếp yêu cầu chuyển tiền.
10 bài viếtLịch làm việc và cuộc hẹn
Quản lý lịch cho sếp và cho chính mình: nguyên tắc xếp lịch (khối tập trung, đệm thời gian, ưu tiên), đặt lịch họp nhiều người, đổi – huỷ lịch khéo, lịch nhiều múi giờ, nhắc việc, lịch tuần – tháng – quý, dùng AI tìm giờ trống và đề xuất phương án, bảo vệ thời gian của sếp trước yêu cầu gặp.
10 bài viếtChuẩn bị và ghi biên bản họp
Khâu thư ký trong cuộc họp: chương trình họp, tài liệu gửi trước, phòng họp và họp trực tuyến, điểm danh, ghi biên bản bằng AI từ bản ghi âm/ghi chú (và giới hạn: nghe nhầm, bịa), mẫu biên bản các loại họp, danh sách việc cần làm sau họp, theo dõi đầu việc, họp hội đồng thành viên/cổ đông (nguyên lý).
10 bài viếtSoạn văn bản doanh nghiệp
Các văn bản thư ký hay soạn: thông báo nội bộ, quyết định, tờ trình, thư mời, giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền, thư cảm ơn, thư chúc mừng, báo cáo tuần, công văn gửi đối tác; dùng AI soạn khung rồi sửa, kiểm chính tả – văn phong – số liệu, mẫu dùng chung trong công ty, quản lý phiên bản.
10 bài viếtSắp xếp tài liệu và hồ sơ
Tổ chức tài liệu giấy và số: cấu trúc thư mục, đặt tên tệp, số hoá hồ sơ giấy (quét, nhận dạng chữ), lưu trữ và thời hạn giữ (nguyên lý), quản lý hợp đồng và ngày hết hạn, sổ công văn đi – đến, chia sẻ quyền truy cập, tìm tài liệu nhanh bằng AI, dọn dẹp định kỳ, bàn giao khi nghỉ việc.
10 bài viếtLễ tân, điện thoại và tiếp khách
Mặt tiền văn phòng: nghe và chuyển điện thoại, kịch bản trả lời bằng AI, ghi lời nhắn, đón khách và đối tác, sổ khách, khách không hẹn trước, khách khó tính, giao nhận bưu phẩm, phòng chờ – văn phòng phẩm – nước uống, tổng đài tự động và chatbot trên trang web công ty, an toàn ra vào.
10 bài viếtCông tác phí và chuyến đi
Lo chuyến công tác cho sếp và đoàn: lịch trình, đặt vé – khách sạn (tiêu chí, không giá thật), giấy tờ đi nước ngoài (nguyên lý), tạm ứng và quyết toán công tác phí, chứng từ cần giữ, đi công tác tỉnh, đón đối tác nước ngoài, dùng AI dựng lịch trình và danh sách chuẩn bị, xử lý trục trặc (trễ chuyến, mất giấy tờ).
10 bài viếtSự kiện nội bộ và quan hệ
Thư ký lo sự kiện nhỏ: họp tổng kết, tiệc cuối năm, sinh nhật nhân viên, khai trương văn phòng, đón tiếp đoàn khách, quà tặng đối tác dịp lễ Tết, thiệp và thư mời, kịch bản chương trình bằng AI, danh sách việc theo mốc thời gian, ngân sách theo hạng mục (không giá thật), viếng – thăm hỏi theo phong tục.
10 bài viếtTrợ lý riêng cho giám đốc
Làm việc sát sếp: hiểu cách làm việc của sếp, bản tóm tắt buổi sáng, chuẩn bị hồ sơ trước cuộc gặp, theo dõi việc sếp giao cho người khác, lọc thông tin, giữ bí mật, nói "không" thay sếp, khi sếp và AI cùng ra lệnh, chuyển giao khi sếp đổi, trợ lý cho nhiều người cùng lúc, tình huống khó xử thường gặp.
10 bài viết