Chuẩn bị họp trực tuyến và họp kết hợp: việc của thư ký để không ai bị bỏ rơi
Thư ký chuẩn bị họp trực tuyến và họp kết hợp: tạo phòng, phân quyền, thử âm thanh, đón người dự từ xa, xử lý rớt mạng và giữ bảo mật đường vào.
Chuẩn bị và ghi biên bản họp
Khâu thư ký trong cuộc họp: chương trình họp, tài liệu gửi trước, phòng họp và họp trực tuyến, điểm danh, ghi biên bản bằng AI từ bản ghi âm/ghi chú (và giới hạn: nghe nhầm, bịa), mẫu biên bản các loại họp, danh sách việc cần làm sau họp, theo dõi đầu việc, họp hội đồng thành viên/cổ đông (nguyên lý).
Viết biên bản họp bằng AI từ bản ghi âm: quy trình năm bước và các lỗi AI hay mắc
Quy trình thư ký dùng AI chuyển bản ghi âm cuộc họp thành biên bản: xin phép ghi, chép lời, che dữ liệu, dựng khung, đối chiếu và sửa các lỗi AI hay mắc.
Cách ghi chép trong cuộc họp cho thư ký: ký hiệu, khung trang và cách ghép với AI
Thư ký ghi chép cuộc họp nhanh mà đủ ý: chuẩn bị khung trang theo chương trình, bộ ký hiệu riêng, ghi gì bỏ gì, và biến ghi chép thành biên bản trong ngày.
Mẫu biên bản cuộc họp theo từng loại: giao ban, dự án, đối tác, họp toàn công ty
Khung biên bản cho bốn loại họp thư ký hay gặp ở doanh nghiệp: giao ban, dự án, làm việc với đối tác, họp toàn công ty, kèm cách nhờ AI điền nháp đúng mẫu.
Thư tổng kết sau cuộc họp: gửi danh sách việc cần làm trong hai giờ, rõ người rõ hạn
Cách thư ký soạn thư tổng kết sau họp trong vòng hai giờ: chốt danh sách việc cần làm, người phụ trách, hạn, gửi đúng người và nhờ AI viết nháp an toàn.
Bảng theo dõi đầu việc sau họp: thư ký nhắc hạn, cập nhật tiến độ và báo việc trễ
Cách thư ký lập bảng theo dõi đầu việc từ các cuộc họp: cột cần có, nhịp nhắc hạn, cập nhật tiến độ, báo việc trễ cho sếp và dùng AI rà bảng mỗi tuần.
Thư ký họp hội đồng thành viên, đại hội cổ đông: hồ sơ, biểu quyết, biên bản
Nguyên lý cho thư ký khi chuẩn bị họp hội đồng thành viên, đại hội đồng cổ đông: thông báo mời họp, hồ sơ, kiểm tra tư cách, biểu quyết, biên bản và lưu trữ.
Thư ký soạn chương trình họp: gom nội dung, chia thời lượng và gửi kèm thư mời
Cách thư ký gom nội dung từ các phòng, chia thời lượng từng mục, nhờ AI dựng bản nháp chương trình họp và gửi kèm thư mời đúng lúc.
Tài liệu họp gửi trước: cách thư ký đóng gói, tóm tắt bằng AI để người dự chịu đọc
Thư ký gom tài liệu họp từ các phòng, kiểm phiên bản, viết trang tóm tắt bằng AI và gửi trước sao cho người dự mở ra đọc thật thay vì để đó.
Chuẩn bị phòng họp: danh sách kiểm tra của thư ký từ hôm trước đến phút cuối
Danh sách kiểm tra chuẩn bị phòng họp cho thư ký: đặt phòng, sắp chỗ ngồi, thiết bị trình chiếu, nước uống, điểm danh và dọn phòng sau họp.
Bạn cần hỗ trợ thêm?
Để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ trong 24 giờ.