Cách đặt tên tệp tài liệu văn phòng: quy tắc ngày, loại, đối tác và phiên bản
Quy tắc đặt tên tệp cho thư ký và nhân viên hành chính: thứ tự ngày, loại, đối tác, phiên bản; xử lý dấu tiếng Việt và dùng AI đổi tên hàng loạt.
#quản lý tài liệu văn phòng
Bảng theo dõi hợp đồng và ngày hết hạn: cách thư ký không để sót lần gia hạn nào
Cách lập bảng theo dõi hợp đồng cho văn phòng: các cột cần có, mốc báo trước, điều khoản tự gia hạn, nhắc việc tự động và dùng AI trích thông tin.
Tìm tài liệu nhanh bằng AI trong văn phòng: tìm theo nội dung, hỏi đáp và giới hạn
Cách thư ký dùng tìm kiếm thường, tìm theo nội dung và trợ lý AI hỏi đáp trên tài liệu để tìm hồ sơ trong vài giây, kèm cách kiểm kết quả và giữ bảo mật.
Dọn dẹp tài liệu văn phòng định kỳ: lịch tuần, tháng, cuối năm cho kho giấy và kho số
Lịch dọn dẹp tài liệu cho thư ký: việc mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi cuối năm với tủ hồ sơ, ổ đĩa chung và hộp thư; tìm bản trùng, xử lý tệp lớn, dùng AI lập danh sá
Bàn giao tài liệu, hồ sơ khi thư ký nghỉ việc: danh mục, biên bản, sổ tay
Cách thư ký bàn giao tài liệu và hồ sơ khi nghỉ việc hay chuyển vị trí: danh mục cần bàn giao, biên bản, chuyển quyền tài khoản và sổ tay công việc.