Quy trình nhận bưu phẩm và hàng hoá tại quầy lễ tân: ký nhận, báo người nhận, lưu vết
Lễ tân nhận thư, bưu phẩm, hàng hoá thay đồng nghiệp: kiểm gì trước khi ký, báo người nhận ra sao, giữ ở đâu, xử lý hàng thu tiền hộ và gói hàng đáng ngờ.
#lễ tân
Lời chào tổng đài tự động và lời nhắn ngoài giờ: soạn bằng AI cho văn phòng nhỏ
Cách viết lời chào tổng đài, menu phím bấm, lời nhắn ngoài giờ và ngày lễ cho văn phòng nhỏ; dùng AI soạn, đọc thử, thu âm hoặc chuyển giọng nói.
Chatbot trả lời khách trên trang web công ty: lễ tân chuẩn bị và giám sát
Lễ tân là người hiểu câu hỏi của khách nhất: cách gom câu hỏi thường gặp, viết câu trả lời cho chatbot, đặt giới hạn, chuyển sang người thật và đọc lại hội thoạ
Ghi lời nhắn điện thoại và chuyển máy không sót ý: mẫu phiếu, cách dùng AI tóm tắt
Mẫu phiếu lời nhắn sáu ô, cách chuyển máy có báo trước, cách dùng AI gọn lời nhắn dài và theo dõi để không cuộc gọi lại nào bị quên.
Quy trình đón tiếp khách đến văn phòng: từ lúc hẹn đến lúc tiễn, kèm danh sách kiểm
Các bước đón khách có hẹn: chuẩn bị trước một ngày, đón ở sảnh, mời nước, phòng chờ, báo người tiếp, tiễn khách; dùng AI soạn danh sách kiểm.
Khách đến không hẹn trước đòi gặp giám đốc: lễ tân xử lý sao cho đúng mực
Các loại khách không hẹn trước, câu hỏi cần hỏi ngay ở quầy, cách báo thư ký hay giám đốc, cách từ chối không nói dối, và quy ước nên thống nhất từ trước.
Xử lý khách khó tính tại quầy lễ tân và qua điện thoại: lời nói, giới hạn, ghi nhận
Cách lễ tân tiếp khách nóng giận: lắng nghe, nhắc lại, xin lỗi đúng chỗ, chuyển người có quyền, đặt giới hạn khi bị xúc phạm và ghi nhận để công ty sửa lỗi.
Sổ theo dõi khách ra vào văn phòng: sổ giấy hay sổ điện tử, ghi gì và giữ bao lâu
Cách lập sổ khách ra vào cho văn phòng nhỏ: các cột cần có, sổ giấy hay biểu mẫu trên máy, thẻ khách, bảo vệ thông tin cá nhân trong sổ và cách dùng AI tổng hợp