Tổ chức sinh nhật nhân viên trong công ty: lịch nhắc, lời chúc và tiệc nhỏ 20 phút
Cách thư ký tổ chức sinh nhật nhân viên đều đặn mà không tốn sức: chọn mô hình, lập lịch giữ kín dữ liệu, nhắc tự động, lời chúc bằng AI và tiệc 20 phút.
#thư ký hành chính
Tổ chức 8/3 và 20/10 cho nhân viên nữ ở văn phòng: kế hoạch, quà và lời chúc tế nhị
Kế hoạch ba tuần để thư ký lo 8/3 và 20/10 ở văn phòng: chọn hình thức, tiêu chí quà công bằng, lời chúc không định kiến viết cùng AI và không bỏ sót ai.
Dự toán ngân sách sự kiện nội bộ: lập bảng theo hạng mục cùng AI, không vượt chi
Cách thư ký lập dự toán sự kiện nội bộ: các hạng mục chuẩn, tính từ dưới lên, dựng bảng tính cùng AI, khoản hay quên, so báo giá và theo dõi thực chi.
Cấu trúc thư mục lưu trữ tài liệu công ty trên ổ đĩa chung: mẫu cho văn phòng nhỏ
Cách dựng cây thư mục cho ổ đĩa dùng chung của công ty nhỏ: chia theo chức năng hay dự án, giới hạn số tầng, thư mục chờ xử lý và nhờ AI rà lại.
Số hoá hồ sơ giấy trong văn phòng: quét, nhận dạng chữ và kiểm lỗi bằng AI
Quy trình số hoá hồ sơ giấy cho văn phòng nhỏ: chọn hồ sơ nào quét trước, cài đặt máy quét, nhận dạng chữ tiếng Việt, kiểm lỗi và giữ bản giấy gốc.
Sổ công văn đi đến trong doanh nghiệp: lập sổ, đánh số và theo dõi xử lý
Cách lập sổ theo dõi công văn đi đến cho công ty tư nhân: các cột cần có, quy tắc đánh số, chuyển xử lý, nhắc hạn trả lời và dùng AI tóm tắt văn bản.
Bảng theo dõi hợp đồng và ngày hết hạn: cách thư ký không để sót lần gia hạn nào
Cách lập bảng theo dõi hợp đồng cho văn phòng: các cột cần có, mốc báo trước, điều khoản tự gia hạn, nhắc việc tự động và dùng AI trích thông tin.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ, chứng từ trong doanh nghiệp: nguyên tắc để không huỷ nhầm
Nguyên tắc xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ và chứng từ trong công ty: ai quyết, căn cứ ở đâu, lập bảng thời hạn, khi nào được huỷ và cách huỷ an toàn.
Phân quyền truy cập tài liệu trên ổ đĩa chung: ai xem, ai sửa, ai chia sẻ ra ngoài
Cách thư ký thiết lập và rà quyền truy cập tài liệu dùng chung: chia nhóm, cấp theo thư mục, liên kết công khai, chia sẻ với đối tác và thu hồi kịp lúc.
Dọn dẹp tài liệu văn phòng định kỳ: lịch tuần, tháng, cuối năm cho kho giấy và kho số
Lịch dọn dẹp tài liệu cho thư ký: việc mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi cuối năm với tủ hồ sơ, ổ đĩa chung và hộp thư; tìm bản trùng, xử lý tệp lớn, dùng AI lập danh sá
Làm trợ lý cho nhiều sếp cùng lúc: chia ưu tiên khi hai người cùng cần bạn
Trợ lý phục vụ giám đốc và các phó giám đốc cùng lúc: thống nhất thứ tự ưu tiên, xử lý yêu cầu trùng giờ, giữ ranh giới thông tin giữa các sếp.
Lịch dùng chung trong văn phòng: đặt phòng họp, xe công ty và quy ước chống trùng
Cách thư ký dựng lịch dùng chung cho phòng họp, xe công ty, lịch vắng mặt: quy ước đặt chỗ, quyền xem và sửa, xử lý trùng lịch, giữ lịch sạch với AI trợ giúp.