Thời hạn giữ một hồ sơ trong doanh nghiệp không do thư ký tự đặt, mà được xác định từ quy định pháp luật hiện hành cho từng loại tài liệu, cộng với nhu cầu riêng của công ty, và được ghi thành một bảng thời hạn có lãnh đạo duyệt. Việc của thư ký là giúp lập bảng, áp bảng vào kho thực tế và không huỷ bất cứ thứ gì nằm ngoài bảng.
Bài này không liệt kê số năm cụ thể cho từng loại chứng từ, vì các mức đó nằm trong nhiều văn bản khác nhau, có thể thay đổi, và áp dụng tuỳ loại hình doanh nghiệp. Thay vào đó, bạn sẽ có cách tư duy, cách lập bảng thời hạn, quy trình huỷ an toàn và những câu cần hỏi kế toán trưởng, nhân sự hoặc luật sư trước khi đụng vào kho lưu trữ.
Vì sao không nên tra một con số trên mạng rồi áp luôn
Khi được giao dọn kho, phản xạ tự nhiên là tìm "chứng từ kế toán lưu mấy năm" rồi áp con số đầu tiên đọc được. Cách này có ba vấn đề. Thứ nhất, nhiều bài viết trên mạng trích văn bản cũ đã được thay thế. Thứ hai, cùng một tài liệu có thể chịu nhiều quy định chồng lên nhau, ví dụ vừa là chứng từ kế toán, vừa là hồ sơ thuế, vừa là bằng chứng cho một hợp đồng còn đang tranh chấp; thời hạn phải theo mức dài nhất. Thứ ba, ngay cả khi quy định cho phép huỷ, công ty có thể có lý do giữ lâu hơn.
Các chatbot AI cũng không giải quyết được chuyện này một cách chắc chắn. Chúng có thể nêu một con số nghe rất tự tin nhưng dựa trên dữ liệu cũ, hoặc trộn quy định của nước khác. Bạn có thể dùng AI để hiểu khái niệm, để biết nên hỏi ai câu gì, nhưng không dùng câu trả lời của AI làm căn cứ huỷ tài liệu.
Căn cứ đúng là bảng thời hạn do công ty ban hành, được kế toán trưởng, người phụ trách nhân sự và lãnh đạo xem xét dựa trên quy định hiện hành, và khi cần thì có ý kiến luật sư. Nếu công ty chưa có bảng đó, việc đầu tiên không phải là huỷ mà là đề xuất lập bảng.
Các nhóm hồ sơ và ai là người xác định thời hạn
Bảng dưới không ghi số năm. Nó giúp bạn biết hỏi ai cho từng nhóm và những yếu tố nào làm thời hạn kéo dài.
| Nhóm hồ sơ | Ai xác định thời hạn | Yếu tố có thể kéo dài thời hạn |
|---|---|---|
| Chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán | Kế toán trưởng, theo pháp luật về kế toán hiện hành | Đang thanh tra, kiểm tra thuế, kiểm toán chưa kết thúc |
| Hồ sơ thuế, hoá đơn | Kế toán trưởng | Thời hiệu xử lý về thuế, quyết toán chưa xong |
| Hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, bảo hiểm | Người phụ trách nhân sự | Tranh chấp lao động, yêu cầu xác nhận quá trình công tác của người đã nghỉ |
| Hợp đồng thương mại và hồ sơ đi kèm | Lãnh đạo, pháp chế hoặc luật sư | Còn nghĩa vụ bảo hành, đang có khiếu nại hay tranh chấp |
| Hồ sơ pháp lý của công ty: đăng ký, điều lệ, nghị quyết | Lãnh đạo | Thường giữ lâu dài suốt đời doanh nghiệp |
| Thư từ, biên bản họp, tài liệu tham khảo nội bộ | Lãnh đạo theo quy chế nội bộ | Liên quan quyết định quan trọng, dự án còn chạy |
Điểm chung: bất kỳ tài liệu nào liên quan tới một vụ việc đang tranh chấp, đang bị kiểm tra hoặc có khả năng phát sinh khiếu nại đều phải được giữ lại, kể cả khi đã quá thời hạn trong bảng. Thư ký nên được báo khi có tình huống như vậy để gắn nhãn "tạm giữ" lên hộp hồ sơ liên quan.
Lập bảng thời hạn lưu trữ cho công ty
Nếu công ty chưa có bảng thời hạn, thư ký có thể chủ động soạn bản đề xuất. Quy trình dưới đây giúp bạn làm phần việc chuẩn bị, còn quyết định thuộc về những người có thẩm quyền.
- Liệt kê các loại hồ sơ đang có trong tủ và trên ổ đĩa, theo nhóm như bảng trên. Không cần chi tiết từng tệp, chỉ cần loại: hoá đơn đầu vào, hợp đồng khách hàng, biên bản họp hội đồng, hồ sơ tuyển dụng.
- Với mỗi loại, ghi người được hỏi ý kiến về thời hạn: kế toán trưởng, nhân sự, lãnh đạo.
- Gửi danh sách cho từng người, nhờ họ điền thời hạn và căn cứ. Câu hỏi nên rõ ràng: "Loại này cần giữ tối thiểu bao lâu, tính từ thời điểm nào, căn cứ quy định nào, có trường hợp nào phải giữ lâu hơn không."
- Có thể nhờ AI định dạng: dán danh sách loại hồ sơ, không có nội dung tài liệu, yêu cầu tạo bảng với các cột loại hồ sơ, người xác định, thời hạn, mốc bắt đầu tính, căn cứ, ghi chú. Phần thời hạn và căn cứ để trống cho người có thẩm quyền điền.
- Tổng hợp lại, trình lãnh đạo duyệt. Bảng được ký duyệt trở thành quy chế nội bộ, lưu ở thư mục quy tắc và in một bản dán trong phòng lưu trữ.
- Định kỳ mỗi năm hỏi lại kế toán và nhân sự xem có quy định mới nào làm thay đổi thời hạn không, cập nhật và ghi ngày sửa đổi.
Mốc bắt đầu tính thời hạn thường gây nhầm lẫn. Có loại tính từ ngày lập tài liệu, có loại tính từ khi kết thúc năm tài chính, có loại tính từ khi hợp đồng thanh lý hoặc người lao động nghỉ việc. Cột "mốc bắt đầu tính" trong bảng giúp tránh việc huỷ quá sớm.
Ghi thời hạn lên hộp hồ sơ và ổ đĩa
Mỗi hộp lưu trữ mang một nhãn ở mặt ngoài. Nhãn gồm loại hồ sơ, năm hoặc khoảng thời gian, phòng ban, và năm dự kiến được xem xét huỷ theo bảng thời hạn. Viết "xem xét huỷ" thay cho "huỷ" vì đến năm đó vẫn phải kiểm lại có tình huống tạm giữ hay không.
Không trộn nhiều loại có thời hạn khác nhau trong một hộp. Nếu hoá đơn và biên bản họp nằm chung một hộp, đến lúc huỷ bạn sẽ phải lục từng tờ. Xếp mỗi hộp một loại, một năm.
Thư mục số cũng cần ghi thời hạn. Trên ổ đĩa chung, nhánh lưu trữ có thể chia theo năm và trong mỗi thư mục có một tệp ghi chú ngắn nêu loại hồ sơ và năm xem xét huỷ. Một số ổ đĩa có tính năng gắn nhãn hoặc chính sách lưu giữ tự động; người quản trị cấu hình theo bảng thời hạn đã duyệt.
Bảng kê hộp lưu trữ. Một bảng tính liệt kê từng hộp: mã hộp, vị trí kệ, nội dung, năm xem xét huỷ, tình trạng tạm giữ. Khi đến năm, lọc theo cột này là biết hộp nào cần đưa vào danh sách xem xét.
Bản số và bản giấy theo cùng một bảng. Đã huỷ bản giấy thì bản quét có giữ hay không cũng phải theo bảng thời hạn. Giữ bản quét mãi mãi không phải lúc nào cũng an toàn, nhất là với hồ sơ có thông tin cá nhân của người đã nghỉ việc.
Quy trình huỷ tài liệu hết thời hạn một cách an toàn
Huỷ tài liệu là việc có hậu quả không đảo ngược được, nên cần một quy trình có chữ ký. Đầu tiên, lập danh sách đề nghị huỷ từ bảng kê hộp: những hộp đã tới năm xem xét. Gửi danh sách cho kế toán trưởng, nhân sự và người phụ trách pháp lý để họ xác nhận không có hộp nào đang thuộc diện tạm giữ. Sau đó trình lãnh đạo duyệt bằng văn bản.
Khi có quyết định, tổ chức huỷ có chứng kiến của ít nhất hai người, lập biên bản ghi rõ danh sách hộp, phương thức huỷ, ngày giờ, người thực hiện và người chứng kiến. Phương thức huỷ phải làm tài liệu không thể đọc hay ghép lại được. Máy huỷ giấy cắt sợi ngang dọc phù hợp với khối lượng nhỏ. Khối lượng lớn có thể thuê đơn vị chuyên huỷ tài liệu, với hợp đồng có cam kết bảo mật và biên bản xác nhận đã huỷ. Không bán giấy vụn có tài liệu nội bộ cho người thu mua phế liệu.
Với dữ liệu số, xoá trên ổ đĩa chung chưa phải là xong: tệp có thể còn trong thùng rác, trong bản sao lưu, trong hộp thư điện tử của người đã nhận. Hỏi người phụ trách IT về cách xoá hẳn và về lịch xoá của bản sao lưu. Ổ cứng, máy tính cũ chứa dữ liệu công ty cần được xoá an toàn hoặc huỷ vật lý trước khi thanh lý.
Biên bản huỷ được lưu lại, thường giữ lâu dài, cùng với danh sách hộp đã huỷ. Đây là bằng chứng công ty đã huỷ đúng quy trình nếu sau này có người hỏi tới một tài liệu không còn. Khi gặp tình huống khó, ví dụ một hồ sơ đã quá hạn nhưng có dấu hiệu liên quan tranh chấp cũ, sếp nên hỏi luật sư trước khi quyết. Một kênh có thể dùng là hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com).
Những câu nên hỏi trước khi đụng vào kho lưu trữ
Nếu được giao dọn kho mà chưa có bảng thời hạn, đừng bắt đầu bằng việc mang hộp ra máy huỷ. Bắt đầu bằng những câu hỏi dưới đây, gửi cho đúng người.
- Với kế toán trưởng: công ty có đang trong đợt kiểm tra, thanh tra thuế hay kiểm toán nào chưa kết thúc không, năm tài chính nào đã quyết toán xong.
- Với nhân sự: có người lao động nào đang khiếu nại hoặc yêu cầu xác nhận quá trình làm việc không, hồ sơ của người nghỉ việc giữ theo nguyên tắc nào.
- Với lãnh đạo: có hợp đồng, dự án nào đang tranh chấp, đang bảo hành, hoặc có khả năng bị khiếu nại không.
- Với người phụ trách IT: các bản sao lưu được giữ bao lâu, có chính sách tự động xoá nào đang chạy không.
- Với chính mình: hộp nào không có nhãn, không rõ nội dung. Những hộp này mở ra lập bảng kê trước, tuyệt đối không huỷ theo cảm tính.
Bạn có thể dùng AI để soạn thư gửi các câu hỏi này cho lịch sự và rõ ràng. Không cần đưa vào AI bất kỳ thông tin nào về nội dung kho, chỉ cần mô tả bạn được giao việc gì và cần hỏi ai.
Câu hỏi thường gặp
Thư ký có quyền tự quyết định huỷ tài liệu cũ không?
Không. Thời hạn lưu trữ và việc huỷ thuộc quyết định của lãnh đạo dựa trên quy định hiện hành và ý kiến của kế toán, nhân sự, pháp lý. Thư ký chuẩn bị danh sách, tổ chức huỷ và lập biên bản khi đã có quyết định bằng văn bản.
Hỏi AI chứng từ kế toán lưu mấy năm có tin được không?
Chỉ nên dùng để hiểu khái niệm và biết nên hỏi ai. AI có thể dựa trên văn bản cũ hoặc trộn quy định khác nhau. Căn cứ để huỷ phải là bảng thời hạn công ty đã duyệt, dựa trên ý kiến của kế toán trưởng và quy định hiện hành.
Đã có bản quét thì có được huỷ bản giấy sớm không?
Không nên mặc định như vậy. Nhiều loại tài liệu cần bản gốc làm chứng cứ và thời hạn lưu được tính cho bản gốc. Việc chuyển sang lưu trữ điện tử cho một loại hồ sơ cần quyết định của lãnh đạo dựa trên quy định về chứng từ điện tử hiện hành.
Hồ sơ của nhân viên đã nghỉ việc nên xử lý thế nào?
Chuyển sang nhánh lưu trữ có quyền xem hẹp, giữ theo bảng thời hạn mà bộ phận nhân sự xác định. Khi đến hạn, huỷ theo quy trình có biên bản. Không để hồ sơ này nằm lẫn trong thư mục đang dùng, vì chứa nhiều thông tin cá nhân.
Thuê đơn vị huỷ tài liệu cần lưu ý gì?
Cần hợp đồng có điều khoản bảo mật, quy định cách vận chuyển, nơi huỷ, phương thức huỷ và biên bản xác nhận sau khi huỷ. Tốt nhất có người của công ty chứng kiến. Không giao tài liệu nội bộ cho người thu mua giấy vụn.
Kho lưu trữ có nhiều hộp không rõ nội dung thì bắt đầu từ đâu?
Lập bảng kê trước: mở từng hộp, ghi loại tài liệu, khoảng thời gian, phòng ban, rồi dán nhãn. Sau khi có bảng kê mới gửi các bộ phận xác định thời hạn. Không huỷ hộp nào khi chưa biết bên trong có gì.