Tờ trình là văn bản đề xuất một việc cụ thể lên người có thẩm quyền để xin quyết định: duyệt mua, duyệt chi, duyệt chủ trương, duyệt phương án. Một tờ trình tốt giúp người ký hiểu vấn đề, thấy các lựa chọn, biết cái giá phải trả của từng lựa chọn và chỉ cần ghi "đồng ý" hoặc chọn một phương án. Nếu sếp phải gọi người soạn lên hỏi lại ba lần, tờ trình chưa làm tròn việc.
Ở doanh nghiệp tư nhân, tờ trình không bị ràng buộc thể thức như văn bản cơ quan nhà nước, nhưng vẫn cần bố cục rõ ràng để dễ đọc và dễ lưu. Thư ký thường là người soạn, hoặc là người nhận bản thô từ các phòng rồi chỉnh lại trước khi trình sếp. Bài này đi qua bố cục sáu phần, cách lập luận, câu lệnh AI và những lỗi khiến tờ trình bị trả lại.
Bố cục sáu phần của một tờ trình xin duyệt
Không có một mẫu bắt buộc chung cho mọi công ty, nhưng phần lớn tờ trình dễ đọc đều có sáu phần sau, theo đúng thứ tự người ký cần thông tin:
- Phần đầu: tên công ty, bộ phận trình, số và ngày của tờ trình theo cách đánh số nội bộ, dòng "Kính gửi" người hoặc cấp có thẩm quyền duyệt, và tiêu đề nêu thẳng việc xin duyệt, ví dụ "Tờ trình về việc mua bổ sung máy in cho phòng kế toán".
- Lý do, căn cứ: vài câu nêu vấn đề đang gặp và vì sao cần quyết định bây giờ. Nếu có căn cứ nội bộ như kế hoạch năm đã duyệt hay quy chế chi tiêu, nêu tên ngắn gọn.
- Nội dung đề xuất: việc cụ thể muốn làm, quy mô, thời gian, người thực hiện.
- Phương án và so sánh: hai hoặc ba lựa chọn, kèm ưu nhược điểm và chi phí ước tính.
- Kiến nghị: bộ phận trình đề xuất chọn phương án nào và vì sao, viết thành một câu rõ ràng.
- Phần ký và phê duyệt: người lập, trưởng bộ phận xác nhận, và một khoảng trống để người duyệt ghi ý kiến, ký, ghi ngày.
Phần kiến nghị là phần người ký đọc đầu tiên, nhiều khi đọc trước cả phần lý do. Vì vậy có công ty yêu cầu đặt một dòng tóm tắt kiến nghị ngay dưới tiêu đề. Nếu sếp bạn quen đọc theo cách đó, hãy làm theo, đừng bám vào một mẫu chung.
Phụ lục như báo giá, bảng so sánh chi tiết, ảnh hiện trạng nên để riêng phía sau, trong thân tờ trình chỉ nêu con số tổng và dẫn "chi tiết tại phụ lục". Một tờ trình dài quá hai trang thường là dấu hiệu đã nhét phụ lục vào thân bài.
Lập luận sao cho người ký quyết nhanh
Người duyệt tờ trình thường cân ba điều: việc này có thật sự cần không, có cách nào rẻ hơn hoặc ít rủi ro hơn không, và nếu không làm thì sao. Tờ trình thuyết phục là tờ trình trả lời trước cả ba câu đó. Phần lý do nên mô tả vấn đề bằng hệ quả cụ thể, chẳng hạn máy in hiện tại kẹt giấy nhiều lần mỗi tuần khiến phòng kế toán chậm in chứng từ vào cuối tháng, thay vì những câu chung như "nhằm nâng cao hiệu quả công việc".
Phần so sánh phương án là chỗ phân biệt tờ trình nghiêm túc với tờ trình chiếu lệ. Ít nhất nên có phương án "không làm gì" hoặc "làm tạm" để người ký thấy cái giá của việc trì hoãn. Ví dụ giả định: sửa máy cũ, mua máy mới loại cơ bản, hoặc thuê máy theo tháng. Mỗi phương án ghi chi phí ban đầu, chi phí duy trì và rủi ro chính. Con số lấy từ báo giá thật bạn đã xin, không lấy từ AI.
Cuối cùng, kiến nghị phải là một lựa chọn rõ ràng chứ không phải "kính đề nghị Ban giám đốc xem xét". Bạn được trả lương để đề xuất; người ký có toàn quyền chọn khác, nhưng họ cần biết bộ phận trình nghiêng về đâu và vì sao. Kèm theo điều kiện nếu có, ví dụ "đề nghị duyệt phương án hai, với điều kiện nhà cung cấp chấp nhận bảo hành tại chỗ".
Ví dụ giả định: phần so sánh phương án trong tờ trình mua máy in
Bảng dưới minh hoạ cách trình bày phương án gọn trong một trang. Mọi con số là ví dụ giả định, chỉ để thấy cách sắp xếp; khi làm thật, bạn thay bằng báo giá đã xin.
| Tiêu chí | Phương án 1: sửa máy cũ | Phương án 2: mua máy mới cơ bản | Phương án 3: thuê máy theo tháng |
|---|---|---|---|
| Chi phí ban đầu | Thấp | Cao nhất | Gần như không |
| Chi phí duy trì một năm | Khó đoán, có thể hỏng tiếp | Thấp, có bảo hành | Cố định hằng tháng, đã gồm bảo trì |
| Thời gian có máy dùng ổn định | Vài ngày, nhưng không chắc bền | Khoảng một tuần sau khi duyệt | Vài ngày sau khi ký hợp đồng |
| Rủi ro chính | Hỏng lại đúng mùa quyết toán | Bỏ vốn một lần | Ràng buộc hợp đồng thuê dài hạn |
| Phù hợp khi | Chỉ cần cầm cự vài tháng | Dùng lâu dài, khối lượng in đều | Khối lượng in biến động, muốn chi phí đều |
Bảng như vậy giúp người ký so sánh trong vài giây. Bạn có thể nhờ AI dựng khung bảng từ ghi chú của mình, nhưng phần nhận định rủi ro và con số phải do bạn hoặc phòng đề xuất điền, vì chỉ người trong công ty mới biết khối lượng in thật và lịch quyết toán thật.
Dùng AI soạn tờ trình mà không bị lạc đề
AI soạn tờ trình nhanh và gọn câu chữ, nhưng dễ thêm những câu sáo rỗng và đôi khi tự đặt ra con số. Quy trình dưới đây giữ AI ở đúng vai người viết nháp:
- Gom dữ kiện thô: vấn đề, hệ quả cụ thể, các báo giá đã xin, ý kiến trưởng bộ phận, hạn cần quyết định.
- Che thông tin nhạy cảm trước khi đưa vào công cụ: thay tên nhà cung cấp bằng "Nhà cung cấp A, B", thay tên người bằng chức danh. Con số có thể giữ dạng làm tròn nếu quy định công ty cho phép, hoặc thay bằng ký hiệu rồi tự điền sau.
- Câu lệnh gợi ý: "Bạn là trợ lý hành chính. Hãy soạn tờ trình xin duyệt theo sáu phần: phần đầu, lý do, nội dung đề xuất, so sánh phương án dạng bảng, kiến nghị, phần ký. Dùng giọng trung tính, câu ngắn, không dùng những cụm như nhằm nâng cao hiệu quả. Không tự thêm con số hay căn cứ nào không có trong dữ kiện; chỗ nào thiếu thì ghi rõ cần bổ sung."
- Đọc bản nháp, xoá mọi câu không mang thông tin. Kiểm chéo từng con số với báo giá gốc.
- Thay các ký hiệu bằng tên thật trên máy công ty, đánh số tờ trình theo sổ nội bộ.
- Gửi trưởng bộ phận đọc trước khi trình sếp, nhất là phần kiến nghị.
Nếu công ty bạn có mẫu tờ trình riêng, hãy đưa mẫu trống cho AI và yêu cầu điền đúng vào các ô, thay vì để nó tự nghĩ ra bố cục. Bản nháp sẽ khớp với hệ thống lưu trữ của công ty ngay từ đầu.
Năm lỗi khiến tờ trình bị trả lại
Không rõ xin duyệt cái gì. Tiêu đề chung chung, phần nội dung kể lể, đọc hết vẫn không biết bộ phận muốn sếp ký vào điều gì và với số tiền bao nhiêu. Cách sửa: viết câu kiến nghị trước, sau đó mới viết các phần khác để phục vụ câu đó.
Chỉ có một phương án. Người ký cảm thấy bị dồn vào thế phải đồng ý. Thêm ít nhất một phương án thay thế, kể cả phương án làm tạm, giúp tờ trình trông khách quan hơn và giúp sếp yên tâm rằng bạn đã cân nhắc.
Con số không khớp phụ lục. Tổng trong thân bài khác tổng trong báo giá đính kèm, thường do làm tròn hoặc do có báo giá cập nhật mà quên sửa. Đây là lỗi làm mất lòng tin nhanh nhất; nên cho con số tổng chỉ xuất hiện ở một chỗ và dẫn chiếu tới phụ lục.
Văn phong sáo, dài. Những đoạn mở đầu về tầm quan trọng của công việc, những cụm từ trang trọng vô nghĩa, thường chính là phần AI thêm vào khi không bị dặn. Cắt thẳng tay; người ký đánh giá cao tờ trình đọc trong hai phút.
Trình sai người hoặc vượt cấp. Khoản chi vượt hạn mức của trưởng phòng mà lại trình trưởng phòng, hoặc trình thẳng giám đốc khi quy chế yêu cầu qua kế toán trưởng. Bạn nên có trong tay bảng hạn mức phê duyệt của công ty và kiểm trước khi trình.
Theo dõi tờ trình sau khi trình và lưu hồ sơ
Việc của thư ký không dừng ở lúc đặt tờ trình lên bàn sếp. Nhiều tờ trình nằm chờ hàng tuần vì sếp bận, vì thiếu một chữ ký xác nhận ở giữa, hoặc vì đã được duyệt miệng nhưng chưa ai ghi lại. Một bảng theo dõi đơn giản với các cột số tờ trình, nội dung, ngày trình, người đang giữ, trạng thái và ngày duyệt giúp bạn trả lời ngay khi các phòng hỏi "tờ trình của em tới đâu rồi".
Với tờ trình được duyệt có điều kiện, chẳng hạn sếp ghi "đồng ý, nhưng thương lượng giảm thêm", bạn cần chuyển nguyên văn ý kiến cho bộ phận đề xuất và ghi vào bảng theo dõi. Ý kiến phê duyệt viết tay đôi khi khó đọc; nếu không chắc, hỏi lại sếp ngay thay vì đoán. Đừng nhờ AI đọc chữ viết tay của sếp rồi coi kết quả là chính xác, vì nhận dạng chữ viết tay vẫn hay sai ở những chữ quan trọng như số tiền.
Lưu hồ sơ theo nguyên tắc mỗi tờ trình một bộ: bản đã ký, phụ lục, các thư trao đổi liên quan, và chứng từ phát sinh sau đó như hợp đồng hay hoá đơn. Đặt tên tệp theo số và ngày tờ trình để sau này kiểm toán nội bộ hay kế toán tra lại dễ dàng. Thời hạn giữ bao lâu tuỳ loại chứng từ và quy định hiện hành về kế toán; bạn hỏi kế toán trưởng để có danh sách áp dụng cho công ty mình.
Câu hỏi thường gặp
Tờ trình khác đề xuất và báo cáo ở chỗ nào?
Báo cáo kể lại tình hình đã xảy ra để người đọc nắm thông tin. Đề xuất thường là ý kiến gợi mở, có thể chưa đủ dữ kiện để quyết. Tờ trình đi xa hơn: đưa ra việc cụ thể, các phương án, chi phí và kiến nghị, với mục tiêu nhận được chữ ký duyệt. Nhiều công ty dùng lẫn tên gọi, điều quan trọng là mục đích văn bản.
Thư ký có được ký tờ trình không?
Thư ký thường ký ở vị trí người lập hoặc người soạn, còn người trình là trưởng bộ phận có nhu cầu và người duyệt là cấp có thẩm quyền theo quy chế. Thư ký không ký thay ở ô phê duyệt dù sếp có dặn miệng, trừ khi có văn bản uỷ quyền rõ ràng cho đúng việc đó.
Có nên gửi tờ trình qua email thay cho bản giấy?
Nhiều công ty đã duyệt tờ trình qua email hoặc phần mềm văn phòng, có lưu vết người duyệt và thời điểm duyệt. Điều quan trọng là quy chế nội bộ thừa nhận cách duyệt đó và kế toán chấp nhận nó làm căn cứ chi. Nếu chưa có quy định, bạn đề xuất sếp ban hành một quy ước ngắn trước khi chuyển hẳn.
AI có tính giúp phần chi phí trong tờ trình được không?
AI có thể cộng trừ và lập bảng từ con số bạn đưa vào, nhưng vẫn có lúc sai số học, nhất là khi bảng dài. Bạn nên dùng bảng tính để tính tổng, dùng AI để trình bày, rồi đối chiếu lại một lần. Tuyệt đối không dùng con số giá mà AI tự đưa ra thay cho báo giá thật.
Tờ trình bị từ chối thì làm gì tiếp?
Hỏi rõ lý do: thiếu thông tin, chưa đúng thời điểm, hay không đồng ý về chủ trương. Ghi lại ý kiến đó vào hồ sơ. Nếu thiếu thông tin, bổ sung và trình lại với số mới, ghi chú là thay thế tờ trình trước. Nếu không đồng ý về chủ trương, chuyển lại cho bộ phận đề xuất quyết định có theo đuổi tiếp hay không.