Một chuyến công tác tỉnh bằng ô tô suôn sẻ cần thư ký chốt sớm bốn thứ: xe nào và ai lái, lộ trình với điểm dừng nghỉ, giờ khởi hành tính ngược từ buổi làm việc đầu tiên, và cách giữ chứng từ chi phí dọc đường. Đi đường bộ linh hoạt hơn đi máy bay, nhưng cũng nhiều biến số hơn: kẹt xe ra khỏi thành phố, đường đèo, thời tiết, sức khoẻ của tài xế.
Bài này dành cho những chuyến hay gặp ở doanh nghiệp vừa và nhỏ: sếp từ TP. Hồ Chí Minh lên Lâm Đồng thăm nông trại, đoàn từ Hà Nội xuống Quảng Ninh gặp khách hàng, nhóm kinh doanh đi một vòng các đại lý ở Cần Thơ và Vĩnh Long. Bài không xếp hạng hãng xe hay ứng dụng gọi xe nào.
Xe công ty, thuê xe có tài xế hay tự lái
Lựa chọn đầu tiên quyết định phần lớn công việc sau đó. Mỗi cách hợp với một kiểu chuyến:
| Cách đi | Hợp với | Thư ký cần lưu ý |
|---|---|---|
| Xe công ty, tài xế công ty | Chuyến định kỳ, tuyến quen | Lịch xe không trùng chuyến khác; tài xế được nghỉ đủ trước chuyến dài |
| Thuê xe có tài xế | Đoàn đông, tuyến xa, xe công ty bận | Hợp đồng ghi rõ lộ trình, thời gian, chi phí phát sinh, hoá đơn công ty |
| Nhân viên tự lái xe công ty | Chuyến ngắn, ít người | Người lái có bằng phù hợp, quy chế công ty cho phép, không vừa lái vừa họp điện thoại |
| Gọi xe theo chặng tại địa phương | Đi máy bay đến tỉnh rồi di chuyển ngắn | Xin hoá đơn công ty trong ứng dụng, có phương án dự phòng ở nơi ít xe |
Khi thuê xe, bạn hỏi rõ giá đã gồm những gì: phí đường bộ, phí gửi xe, ăn nghỉ của tài xế khi đi qua đêm, phụ phí chờ ngoài giờ. Chi phí cụ thể do bạn thoả thuận và đối chiếu với quy chế công ty; điều quan trọng là mọi điều kiện được ghi trong hợp đồng hoặc xác nhận bằng văn bản, không chỉ hứa qua điện thoại.
Tài xế: giờ lái, nghỉ ngơi và không ép tiến độ
An toàn của cả đoàn phụ thuộc vào người cầm lái. Pháp luật về giao thông có quy định giới hạn thời gian lái xe liên tục và tổng thời gian lái trong ngày đối với người lái xe kinh doanh vận tải; con số cụ thể bạn kiểm theo văn bản hiện hành. Với tài xế công ty, nên áp dụng tinh thần tương tự dù không bắt buộc theo đúng điều khoản đó.
Thư ký là người lập lịch nên có trách nhiệm không ép tiến độ. Một lịch kiểu xuất phát bốn giờ sáng, làm việc cả ngày, rồi chạy về ngay trong đêm là lịch nguy hiểm, dù sếp muốn tiết kiệm một đêm khách sạn. Bạn đề xuất ngủ lại hoặc đổi tài xế, và nói rõ lý do an toàn. Đây là chỗ thư ký nên mạnh dạn góp ý.
Trước chuyến dài, bạn hỏi tài xế: tối hôm trước có được nghỉ đủ không, xe đã kiểm tra lốp, phanh, đèn chưa, có quen tuyến đường không. Với tuyến đèo dốc như lên Lâm Đồng hay Lào Cai, nên chọn tài xế đã từng chạy tuyến đó và tránh lái đêm khi có thể.
Lịch của tài xế cần có cả giờ ăn, giờ nghỉ, chỗ ngủ nếu qua đêm. Tài xế phải chờ cả ngày ngoài trời nắng trong lúc sếp họp cũng là chuyện nên tính: hỏi đối tác có chỗ nghỉ cho tài xế không.
Lập lộ trình và giờ khởi hành bằng cách tính ngược
Lỗi phổ biến là chọn giờ khởi hành theo thói quen. Cách đúng là tính ngược từ buổi làm việc đầu tiên:
- Ghi giờ phải có mặt ở buổi đầu tiên, ví dụ giả định chín giờ sáng tại một nhà máy ở Đồng Nai.
- Cộng mười lăm đến ba mươi phút để sếp chuẩn bị, chỉnh trang, gặp người đón.
- Ước thời gian di chuyển theo đúng khung giờ sẽ đi, có tính giờ cao điểm ra khỏi thành phố, rồi cộng thêm khoảng đệm cho kẹt xe và sự cố.
- Cộng thời gian dừng nghỉ nếu quãng đường dài.
- Ra giờ đón sếp; báo tài xế giờ có mặt sớm hơn mười lăm phút.
- Làm tương tự cho chiều về, với điểm đến là giờ sếp muốn về tới nơi hoặc giờ khách sạn nhận phòng.
AI giúp bạn dựng bảng lộ trình nhiều điểm, nhất là chuyến đi vòng nhiều đại lý. Bạn đưa danh sách điểm dạng khu vực, giờ hẹn ở từng nơi, thời gian làm việc dự kiến, rồi yêu cầu: “Sắp thứ tự các điểm sao cho ít quay đầu nhất, giữ đúng các giờ hẹn cố định, đề xuất chỗ nghỉ trưa.” Thời gian di chuyển giữa các điểm bạn tự kiểm bằng bản đồ theo giờ thực tế, vì AI ước lượng rất dễ sai.
Điểm dừng nghỉ và những thứ nên có trên xe
Chuyến đi đường dài hai ba tiếng trở lên nên có điểm dừng đã chọn trước, không để tài xế tự quyết khi đã mệt. Điểm dừng tốt có nhà vệ sinh sạch, chỗ đỗ rộng, đồ ăn nhẹ. Trên xe, thư ký chuẩn bị hoặc nhắc tài xế chuẩn bị:
- Nước uống đủ cho cả đoàn và tài xế.
- Khăn giấy, túi đựng rác, túi nôn cho người say xe trên đường đèo.
- Sạc điện thoại trên xe, vì sếp thường làm việc trên đường.
- Ô hoặc áo mưa vào mùa mưa.
- Tài liệu họp để ở chỗ dễ lấy, không lẫn với hành lý.
- Một bộ sơ cứu cơ bản theo quy định an toàn của công ty.
- Danh sách liên lạc của đầu mối ở nơi đến và của văn phòng.
Với chuyến có khách đi cùng, không gian trên xe cũng là nơi làm việc và trò chuyện. Thư ký hỏi trước sếp muốn xếp chỗ ngồi thế nào, có cần xe riêng cho khách không, có cần giữ yên tĩnh để sếp gọi điện không.
Đoàn nhiều xe: giữ liên lạc và không lạc nhau
Mỗi xe có một trưởng xe. Người này giữ danh sách người trên xe, liên lạc với thư ký và các xe khác. Tài xế chỉ tập trung lái.
Thống nhất điểm hẹn, không chạy bám đuôi. Chạy bám nhau trên quốc lộ dễ gây nguy hiểm. Các xe đi theo lộ trình chung và gặp nhau ở điểm hẹn đã chọn, như trạm dừng nghỉ hay cổng nhà máy.
Một nhóm nhắn tin cho đoàn. Dùng để báo vị trí và thay đổi, không dùng để trao đổi tài liệu nội bộ. Lịch trình chi tiết của sếp không đăng vào nhóm đông người.
Danh sách người theo xe. Mỗi lần xuất phát, trưởng xe điểm danh. Chuyến về là lúc dễ sót người nhất, nhất là khi có người tách ra gặp khách riêng.
Phương án khi một xe trục trặc. Xe hỏng giữa đường thì ai đi tiếp trước, ai ở lại, gọi cứu hộ qua đâu. Thư ký ghi sẵn trong lịch trình.
Thời tiết, mùa và những ngày nên tránh
Đường bộ ở Việt Nam chịu ảnh hưởng rõ của thời tiết theo mùa. Mùa mưa bão ở miền Trung có thể gây sạt lở trên các tuyến đèo, mùa mưa ở Tây Nguyên làm đường trơn, những đợt rét đậm kèm sương mù ở vùng núi phía Bắc khiến tầm nhìn kém vào sáng sớm. Trước chuyến đi, thư ký xem dự báo thời tiết của cơ quan khí tượng cho cả tuyến đường chứ không chỉ điểm đến.
Khi có cảnh báo mưa lớn, bão hay sạt lở trên tuyến, bạn đề xuất với sếp dời chuyến hoặc đổi tuyến, kèm thông tin cụ thể. Đừng để tài xế phải quyết định giữa đường. Những ngày cao điểm lễ Tết, các cửa ngõ thành phố thường kẹt nặng; nếu không bắt buộc, nên tránh xuất phát vào chiều trước ngày nghỉ và sáng ngày cuối kỳ nghỉ.
Ghi chú lại sau mỗi chuyến: tuyến nào hay kẹt giờ nào, đoạn nào đang sửa đường, điểm nghỉ nào tốt. Sau vài chuyến, bạn có một bản đồ kinh nghiệm riêng cho các tuyến công ty hay đi.
Báo trước cho nơi đến
Một việc nhỏ hay bị quên là báo nơi đến về xe của đoàn. Nhà máy, khu công nghiệp, toà nhà văn phòng thường kiểm soát xe ra vào, có khi cần đăng ký biển số và tên người trước. Thư ký gửi đầu mối phía đối tác thông tin xe và danh sách người đi một hai ngày trước, hỏi chỗ đỗ, cổng vào, người đón ở cổng.
Với khách sạn, báo trước loại xe để họ sắp chỗ đỗ, nhất là xe lớn chở đoàn. Với nhà hàng tiếp khách, hỏi chỗ đỗ gần, vì ở nhiều trung tâm tỉnh lỵ, phố ăn uống thường chật. Khi đoàn đến muộn so với giờ hẹn vì đường, trưởng xe hoặc thư ký nhắn đầu mối ngay, không để đối tác đứng chờ ở cổng mà không biết gì.
Thông tin gửi đối tác chỉ gồm những gì họ cần cho việc kiểm soát ra vào; số căn cước của từng người chỉ gửi khi họ yêu cầu theo quy định của nơi đó, qua kênh có bảo vệ.
Chứng từ phí đường bộ, nhiên liệu và chi phí dọc đường
Chuyến đường bộ sinh nhiều khoản chi nhỏ: phí đường bộ, xăng dầu, gửi xe, ăn uống dọc đường, ngủ nghỉ của tài xế. Nếu xe công ty dùng hình thức thu phí tự động, hoá đơn phí đường bộ có thể được tra cứu và xuất qua tài khoản của chủ phương tiện; bạn hỏi kế toán cách công ty đang làm để lấy đủ chứng từ theo chuyến.
Với xăng dầu, quy chế công ty thường có cách tính riêng, theo định mức tiêu hao của xe hoặc theo hoá đơn thực tế. Thư ký dặn tài xế xin hoá đơn công ty mỗi lần đổ xăng và chụp ngay, giống như dặn đoàn giữ chứng từ trong mọi chuyến công tác. Với xe thuê, các khoản này thường đã gồm trong giá hoặc tính riêng theo hợp đồng.
Ghi chép hành trình gồm ngày, điểm đi, điểm đến, số cây số nếu công ty yêu cầu. Bạn có thể nhờ AI lập mẫu nhật trình đơn giản để tài xế điền trên điện thoại, nhưng không đưa biển số xe, tên tài xế hay dữ liệu định vị của xe vào công cụ AI cá nhân. Cuối chuyến, nhật trình cùng hoá đơn đi vào hồ sơ thanh toán chung của chuyến đi.
Câu hỏi thường gặp
Có nên để sếp tự lái xe đi công tác tỉnh không?
Tuỳ sếp và quy chế công ty. Với chuyến dài, có họp quan trọng, nên có tài xế để sếp nghỉ hoặc làm việc trên xe và không lái khi mệt. Nếu sếp muốn tự lái, thư ký vẫn lập lộ trình có điểm nghỉ và nhắc không xếp lịch về ngay trong đêm.
Thuê xe đi công tác cần hợp đồng không?
Nên có hợp đồng hoặc ít nhất xác nhận bằng văn bản ghi rõ lộ trình, thời gian, loại xe, chi phí đã gồm và phát sinh, điều kiện huỷ, hoá đơn. Với đơn vị cho thuê lâu năm, công ty có thể ký hợp đồng khung rồi đặt từng chuyến bằng email.
Tài xế mệt giữa đường thì làm sao?
Dừng nghỉ ngay ở nơi an toàn, không cố chạy tiếp vì giữ giờ hẹn. Thư ký báo đối tác lùi giờ, tìm chỗ nghỉ hoặc tài xế thay nếu cần. Không có cuộc họp nào đáng đánh đổi an toàn của cả đoàn.
Đi công tác tỉnh có cần đặt khách sạn trước không?
Nên đặt trước với chuyến qua đêm, nhất là vào mùa du lịch ở những nơi như Lâm Đồng, Khánh Hoà, Quảng Ninh, khi phòng nhanh hết. Hỏi khách sạn có chỗ đỗ xe cho xe của đoàn không, và đặt luôn phòng cho tài xế.
AI có tính được thời gian di chuyển giữa các tỉnh không?
AI có thể ước lượng chung, nhưng không biết tình trạng đường thực tế, công trình sửa đường hay giờ cao điểm của ngày đó. Dùng ứng dụng bản đồ để kiểm theo đúng khung giờ, hỏi tài xế hoặc đầu mối địa phương với tuyến ít quen.
Có cần mua bảo hiểm cho người đi công tác bằng ô tô không?
Xe phải có bảo hiểm bắt buộc theo quy định hiện hành; các loại bảo hiểm tự nguyện cho người trên xe tuỳ chính sách công ty. Khi thuê xe, hỏi bên cho thuê về bảo hiểm của xe và người ngồi trên xe. Thư ký trình sếp và kế toán quyết theo quy chế.