Khi đối tác nước ngoài sang làm việc, thư ký là người họ tiếp xúc nhiều nhất ngoài sếp: từ email xác nhận lịch, người cầm bảng đón ở sân bay, đến người đặt xe tiễn ngày về. Một chuyến thăm suôn sẻ để lại ấn tượng về sự chuyên nghiệp của cả công ty. Việc của thư ký chia làm bốn chặng: trước khi khách đến, ngày đến, những ngày làm việc, và ngày tiễn.
Bài này đi qua từng chặng, kèm những câu lệnh AI giúp soạn email tiếng Anh, lập lịch làm việc, chuẩn bị tài liệu giới thiệu. Phần thủ tục pháp lý như thị thực cho khách hay khai báo tạm trú chỉ viết ở mức nguyên lý, vì quy định cụ thể thay đổi và cần kiểm văn bản hiện hành.
Trước khi khách đến: hỏi đủ một lần
Email đầu tiên sau khi chốt chuyến thăm nên hỏi đủ các thông tin bạn cần, để không phải hỏi đi hỏi lại. Danh sách gợi ý:
- Họ tên đầy đủ đúng theo hộ chiếu và chức danh của từng người trong đoàn.
- Chuyến bay đến và đi: số hiệu, giờ, sân bay; hỏi luôn họ có cần công ty đón tiễn không.
- Nhu cầu khách sạn: công ty đặt hay họ tự đặt, ai chịu chi phí.
- Mục tiêu của chuyến thăm và những người họ muốn gặp, những nơi họ muốn đến như nhà máy, kho, cửa hàng.
- Yêu cầu ăn uống: ăn chay, kiêng thịt nào, dị ứng thực phẩm.
- Ngôn ngữ làm việc và có cần phiên dịch không.
- Thị thực: họ đã có hay cần công ty hỗ trợ thư mời.
Bạn có thể nhờ AI soạn email này bằng tiếng Anh với giọng lịch sự, ngắn gọn. Câu lệnh ví dụ: “Soạn email tiếng Anh gửi đối tác sắp sang thăm công ty, cảm ơn họ đã xác nhận chuyến thăm, đề nghị cung cấp các thông tin sau, giọng trang trọng vừa phải, không quá 180 từ.” Dán danh sách vào sau câu lệnh. Tên đối tác và tên công ty bạn điền vào bản cuối.
Thư mời và thị thực cho khách: phần công ty cần làm
Nhiều khách nước ngoài vào Việt Nam theo diện miễn thị thực hoặc tự xin thị thực điện tử. Một số trường hợp cần cơ quan, tổ chức ở Việt Nam mời và bảo lãnh theo quy định hiện hành về nhập cảnh của người nước ngoài. Thư ký không tự quyết diện nào áp dụng: bạn hỏi khách quốc tịch gì, mục đích và thời gian lưu lại, rồi tra trên cổng thông tin chính thức của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh hoặc hỏi bộ phận pháp chế của công ty.
Nếu khách chỉ cần thư mời để nộp kèm hồ sơ thị thực ở nước họ, bạn soạn thư theo những thông tin họ yêu cầu: họ tên, số hộ chiếu, mục đích chuyến thăm, thời gian, bên nào chịu chi phí, người đại diện ký. AI giúp dựng khung thư bằng tiếng Anh; bạn thay thông tin thật vào sau, và người có thẩm quyền ký. Thư mời phải đúng sự thật về mục đích và thời gian.
Hồ sơ thị thực có thời gian xử lý, nên bạn cần làm việc này ngay khi chuyến thăm được chốt. Lưu bản chụp hộ chiếu của khách trong thư mục được bảo vệ, chỉ người làm thủ tục được xem, xoá sau khi không còn cần theo quy định nội bộ.
Tình huống có yếu tố pháp lý thật sự, như khách sang làm việc dài ngày có thể thuộc diện cần giấy phép lao động, cần ý kiến chuyên môn. Bạn báo sếp và gợi ý hỏi luật sư trên AI Cố Vấn tại aicovan.com hoặc đơn vị tư vấn pháp lý của công ty, không tự kết luận.
Ngày khách đến: những việc phải chạy đúng giờ
Ngày đến là ngày dễ có sự cố nhất vì khách mệt sau chuyến bay dài, chưa quen nơi. Bảng dưới giúp bạn phân việc:
| Việc | Thư ký làm gì | Dự phòng |
|---|---|---|
| Theo dõi chuyến bay | Kiểm trạng thái chuyến từ sáng, báo tài xế giờ đến thực tế | Có số liên lạc của khách để nhắn khi chuyến trễ |
| Đón ở sân bay | Người đón cầm bảng tên rõ ràng, đứng đúng cửa ra quốc tế | Gửi khách trước ảnh xe, tên tài xế, điểm hẹn |
| Xe về khách sạn | Xe sạch, có nước uống, người đón biết vài câu tiếng Anh cơ bản | Phương án xe thứ hai nếu đoàn đông hoặc nhiều hành lý |
| Nhận phòng | Báo khách sạn trước giờ đến, đề nghị nhận phòng sớm nếu đến sáng | Chỗ nghỉ tạm hoặc gửi hành lý |
| Tài liệu chào mừng | Một tờ gồm lịch làm việc, đầu mối liên lạc, thông tin hữu ích | Bản điện tử gửi qua email cùng lúc |
| Liên lạc | Hỏi khách có cần thẻ SIM hoặc gói dữ liệu không | Ghi sẵn mạng Wi-Fi văn phòng và khách sạn |
Tờ chào mừng có thể soạn bằng AI rất nhanh: bạn đưa lịch làm việc đã bỏ tên người, yêu cầu dịch sang tiếng Anh và thêm vài dòng hữu ích về thời tiết, đổi tiền, giờ làm việc ở Việt Nam. Đọc lại mọi thông tin thực tế; AI có thể ghi sai những chi tiết như giờ mở cửa hay tên khu phố.
Lập lịch làm việc cho đoàn khách
Lịch làm việc khi đón khách khác lịch công tác của sếp ở chỗ bạn là chủ nhà: bạn quyết định nhịp độ. Trình tự gợi ý:
- Lấy mục tiêu chuyến thăm làm trục. Những buổi phục vụ mục tiêu chính xếp vào lúc khách tỉnh táo nhất, thường là sáng ngày làm việc đầu tiên đầy đủ, không xếp ngay sau khi hạ cánh.
- Xếp các buổi theo vị trí để giảm di chuyển: buổi sáng ở văn phòng, buổi chiều đi nhà máy cùng hướng, không đi đi về về.
- Để khoảng trống cho khách tự xử lý email và nghỉ ngơi, nhất là ngày đầu do chênh lệch múi giờ.
- Chèn bữa ăn vào lịch như một hoạt động có chủ đích: bữa trưa làm việc ngắn ở gần, bữa tối thân mật để xây quan hệ.
- Gửi lịch nháp cho khách góp ý trước, rồi gửi bản chính thức có ngày cập nhật.
AI giúp ở bước sắp xếp và dịch. Bạn đưa danh sách các buổi, địa điểm dạng khu vực, thời gian ước tính, rồi yêu cầu: “Đề xuất lịch hai ngày rưỡi cho đoàn khách, hạn chế di chuyển, có khoảng nghỉ, xuất bằng tiếng Anh và tiếng Việt song song.” Thời gian di chuyển thực tế bạn tự kiểm theo giờ cao điểm.
Tài liệu giới thiệu và hồ sơ về đoàn khách
Trước buổi làm việc đầu tiên, thư ký chuẩn bị hai bộ tài liệu theo hai chiều. Chiều ra là bộ giới thiệu công ty dành cho khách: vài trang về lịch sử, sản phẩm, năng lực, bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của khách, kèm danh sách người phía công ty sẽ tham dự với chức danh. Chiều vào là hồ sơ về đoàn khách dành cho sếp: mỗi người một đoạn ngắn về vai trò, các lần trao đổi trước, điều họ quan tâm.
AI rút ngắn đáng kể thời gian cho cả hai. Với bộ giới thiệu, bạn đưa tài liệu công khai sẵn có của công ty, yêu cầu viết lại thành bản tiếng Anh ngắn, giọng chuyên nghiệp, rồi nhờ người giỏi tiếng Anh trong công ty đọc lại. Với hồ sơ về khách, bạn tổng hợp từ những email đã trao đổi, nhưng nội dung email chứa thông tin kinh doanh nên chỉ dùng công cụ AI công ty đã duyệt, hoặc tự viết tóm tắt rồi nhờ AI sắp xếp lại cho gọn.
Hồ sơ về khách chỉ dùng nội bộ, không in để trên bàn họp. Những thông tin bạn tìm được về khách trên mạng, như bài phỏng vấn hay hồ sơ nghề nghiệp công khai, có thể đưa vào ở mức ngắn gọn; không thu thập thông tin đời tư.
Bữa ăn, phiên dịch và những chi tiết làm nên ấn tượng
Chọn nhà hàng theo khách, không theo sếp. Món đặc sản ngon với người Việt chưa chắc hợp với khách. Bạn đối chiếu yêu cầu ăn uống đã hỏi từ đầu, chọn nơi có thực đơn đa dạng, có món nhẹ, có phòng riêng nếu cần nói chuyện công việc.
Phiên dịch cho buổi quan trọng. Với buổi đàm phán hay ký kết, nên có phiên dịch chuyên nghiệp nếu hai bên không cùng thạo một ngôn ngữ. Công cụ dịch AI trên điện thoại giúp trò chuyện thường ngày, không thay được phiên dịch trong buổi bàn điều khoản. Gửi trước tài liệu và danh sách thuật ngữ cho phiên dịch.
Hiểu một chút về văn hoá của khách. Cách chào, cách trao danh thiếp, chuyện uống rượu trong bữa tối, giờ giấc, quà tặng. AI có thể tóm tắt phong tục giao tiếp kinh doanh của một nước; bạn coi đó là gợi ý để hỏi thêm người hiểu biết, không phải sự thật tuyệt đối.
Quà lưu niệm vừa phải. Một món quà mang dấu ấn địa phương, gọn nhẹ, dễ mang lên máy bay. Tránh quà cồng kềnh hay chất lỏng khiến khách khó xử lý hành lý.
Một người đầu mối duy nhất. Khách nên biết rõ gặp chuyện thì liên lạc với ai, thường là thư ký. Đừng để khách phải nhắn cho ba người khác nhau để hỏi một việc.
Tạm trú, an toàn và ngày tiễn khách
Người nước ngoài lưu trú tại Việt Nam phải được khai báo tạm trú theo quy định hiện hành. Khi khách ở khách sạn, cơ sở lưu trú thường làm việc này. Khi khách ở nhà khách của công ty hay nhà riêng của ai đó, trách nhiệm khai báo thuộc về nơi cho ở; bạn hỏi bộ phận hành chính hoặc pháp chế cách làm cụ thể ở địa phương.
Về an toàn, bạn nhắc khách giữ hộ chiếu ở két an toàn của khách sạn, mang theo bản chụp khi ra ngoài, và lưu số liên lạc của đầu mối công ty. Lịch di chuyển của khách, nhất là khách cấp cao, chỉ chia sẻ cho người cần biết, giống như lịch trình của sếp mình.
Ngày tiễn, xe đến khách sạn sớm hơn giờ hẹn, tính đủ thời gian làm thủ tục quốc tế và nguy cơ kẹt xe. Bạn hỏi trước khách có cần hoá đơn cho chi phí nào họ tự trả không, có quên tài liệu nào ở văn phòng không. Sau khi khách về, gửi email cảm ơn trong một hai ngày, kèm biên bản hoặc tài liệu đã hứa gửi.
Cuối cùng, ghi lại những gì chạy tốt và những gì cần sửa cho lần đón sau: nhà hàng khách thích, chặng di chuyển bị trễ, thông tin nào khách hỏi mà mình chưa có sẵn. Ghi chú này là mẫu quý cho lần đón tiếp tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp
Có nên để tài xế công ty đón khách hay thuê xe dịch vụ?
Tuỳ số người, hành lý và mức độ quan trọng của khách. Tài xế công ty quen việc, dễ phối hợp; xe dịch vụ linh hoạt hơn khi đoàn đông. Dù chọn cách nào, người đón nên biết vài câu tiếng Anh cơ bản và có số liên lạc của cả khách lẫn thư ký.
Khách đến lúc nửa đêm thì có cần người của công ty ra đón không?
Với khách quan trọng hoặc lần đầu đến Việt Nam, nên có người đón hoặc ít nhất xe đặt trước với tài xế cầm bảng tên. Bạn gửi khách thông tin xe và hướng dẫn điểm hẹn trước, báo khách sạn khách sẽ nhận phòng muộn để giữ phòng.
Dùng AI soạn email tiếng Anh cho đối tác có ổn không?
Ổn với email thường ngày như xác nhận lịch, cảm ơn, gửi tài liệu, miễn là bạn đọc lại và hiểu từng câu trước khi gửi. Không dán nội dung đàm phán, giá cả, điều khoản hợp đồng vào chatbot cá nhân. Thư có nội dung pháp lý nên được người có chuyên môn xem.
Khách muốn đi tham quan ngoài giờ làm việc thì thư ký có phải lo không?
Nếu sếp muốn công ty hỗ trợ, bạn có thể gợi ý vài nơi phù hợp, đặt xe hoặc hướng dẫn viên. Nếu khách tự đi, bạn gửi thông tin hữu ích và số liên lạc khẩn cấp. Chi phí tham quan ai chịu nên rõ từ đầu theo quyết định của sếp.
Có cần chuẩn bị quà cho khách không?
Không bắt buộc, nhưng một món quà nhỏ mang dấu ấn địa phương hoặc của công ty thường được đánh giá cao. Kiểm quy định của công ty khách về nhận quà, vì nhiều tập đoàn có giới hạn. Chọn món dễ mang theo khi bay.
Khách bị ốm trong thời gian ở Việt Nam thì xử lý thế nào?
Hỏi khách có bảo hiểm du lịch không, giúp họ đến cơ sở y tế có khám cho người nước ngoài, và hỗ trợ ngôn ngữ nếu cần. Thư ký không đưa lời khuyên về thuốc hay điều trị. Báo sếp để điều chỉnh lịch làm việc cho phù hợp.