Số hoá hồ sơ giấy không có nghĩa là quét hết mọi thứ trong tủ. Một dự án số hoá có ích bắt đầu từ những hồ sơ người ta hay phải lục tìm, quét với cài đặt đủ rõ để đọc lại được, chạy nhận dạng chữ để tìm theo nội dung, đặt tên theo quy tắc, rồi mới tính tới phần còn lại. Quét tràn lan rồi bỏ đó chỉ biến một tủ giấy lộn xộn thành một thư mục ảnh lộn xộn.
Bài này dành cho thư ký và nhân viên hành chính được giao việc "số hoá hồ sơ" mà chưa ai nói rõ làm tới đâu. Bạn sẽ có thứ tự ưu tiên, cài đặt máy quét gợi ý, cách dùng AI để kiểm chữ nhận dạng và những việc tuyệt đối không làm với bản gốc.
Chọn hồ sơ nào số hoá trước
Hồ sơ được tìm nhiều nhất. Hợp đồng đang còn hiệu lực với khách và nhà cung cấp, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép con, hợp đồng thuê văn phòng. Đây là những thứ sếp, kế toán và đối tác hỏi tới hằng tháng. Có bản số, bạn trả lời trong một phút thay vì lục tủ.
Hồ sơ cần mang theo khi làm việc bên ngoài. Bộ giấy tờ pháp lý của công ty thường phải nộp kèm khi đấu thầu, mở tài khoản, ký hợp đồng lớn. Một bộ bản quét rõ nét, đặt tên chuẩn, giúp bạn gửi ngay khi được yêu cầu, còn bản sao chứng thực vẫn làm theo đúng thủ tục.
Hồ sơ dễ hỏng. Giấy in nhiệt như một số hoá đơn bán lẻ và biên lai phai mờ sau một thời gian. Tài liệu từng bị ẩm, giấy than, bản fax cũ cũng nên quét sớm trước khi không còn đọc được.
Hồ sơ chỉ có một bản duy nhất. Biên bản bàn giao có chữ ký tay, giấy uỷ quyền, bản gốc nhận từ cơ quan nhà nước. Mất là khó xin lại. Bản quét không thay giá trị pháp lý của bản gốc, nhưng giúp bạn biết nội dung khi bản gốc thất lạc và chứng minh từng có tài liệu đó.
Để sau cùng: tài liệu ít dùng, sắp hết thời hạn lưu. Chứng từ của nhiều năm trước mà sắp đến lúc huỷ theo quy định thì quét lại ít có ích. Hãy hỏi kế toán và sếp về thời hạn lưu trước khi bỏ công quét hàng nghìn trang.
Cài đặt máy quét gợi ý cho từng loại giấy tờ
Phần lớn máy quét văn phòng và máy in đa năng có các tuỳ chọn dưới đây. Tên gọi có thể khác theo hãng, bạn tìm mục tương ứng trong phần cài đặt quét.
| Loại giấy tờ | Độ phân giải | Chế độ màu | Định dạng tệp |
|---|---|---|---|
| Văn bản chữ đen trên giấy trắng | Khoảng 300 dpi | Đen trắng hoặc xám | PDF có lớp chữ nhận dạng |
| Hợp đồng có dấu đỏ, chữ ký xanh | Khoảng 300 dpi | Màu | PDF màu, để thấy rõ dấu và chữ ký |
| Hoá đơn, biên lai chữ nhỏ, giấy in nhiệt | 400 dpi trở lên | Xám hoặc màu | PDF; quét lại nếu chữ mờ |
| Ảnh, bản vẽ, tài liệu có hình | 300 đến 600 dpi | Màu | PDF hoặc ảnh JPG chất lượng cao |
| Thẻ, giấy tờ tuỳ thân khi được phép lưu | Khoảng 300 dpi | Màu | PDF, đặt trong nhánh quyền hạn hẹp |
Độ phân giải thấp hơn khoảng 200 dpi thường làm phần nhận dạng chữ tiếng Việt sai dấu nhiều. Cao quá thì tệp nặng mà không rõ thêm bao nhiêu. Con số trên là điểm khởi đầu: bạn quét thử vài trang, phóng to xem chữ nhỏ nhất còn đọc được không, rồi giữ cài đặt đó cho cả lô.
Nếu máy có khay nạp giấy tự động, hãy gỡ hết ghim, kẹp và băng dính trước khi đặt giấy. Giấy nhăn, giấy mỏng hay giấy khổ lạ thì quét từng tờ trên mặt kính để tránh kẹt và rách.
Quy trình một lô quét từ tủ đến thư mục
Làm theo lô giúp bạn không bị lẫn bản nào đã quét, bản nào chưa. Một lô nên vừa một buổi làm, thường là một hộp hồ sơ hoặc một năm của một loại tài liệu.
- Lấy hồ sơ ra khỏi tủ theo đúng thứ tự, ghi lên một tờ giấy kẹp ngoài: tên lô, ngày lấy, người quét.
- Phân loại sơ bộ trên bàn: tài liệu nào quét màu, tài liệu nào quét đen trắng, tài liệu nào không cần quét như bản nháp, bản trùng. Bản trùng chỉ loại ra, không huỷ ngay.
- Quét theo từng tài liệu, mỗi tài liệu một tệp. Gộp cả hộp vào một tệp hàng trăm trang khiến việc tìm và chia sẻ rất khó.
- Bật tính năng nhận dạng chữ của máy quét hoặc phần mềm đi kèm, chọn ngôn ngữ tiếng Việt. Nếu máy không có, dùng phần mềm đọc PDF có tính năng này.
- Đặt tên tệp theo quy tắc của văn phòng ngay khi quét xong, trước khi chuyển sang tài liệu khác. Để dồn tới cuối buổi, bạn sẽ phải mở lại từng tệp để biết là gì.
- Đếm số tệp so với số tài liệu trên bàn. Mở ngẫu nhiên vài tệp xem đủ trang, đúng chiều, không bị cắt mép.
- Chuyển tệp vào đúng nhánh trên ổ đĩa chung, ghi lô đã xong vào bảng theo dõi số hoá, rồi trả hồ sơ giấy về tủ đúng vị trí cũ.
Bảng theo dõi chỉ cần vài cột: tên lô, số tài liệu, số trang, người quét, ngày xong, ghi chú tài liệu hỏng hoặc thiếu trang. Sau vài tuần, bảng này cho sếp thấy tiến độ và cho bạn biết hộp nào chưa ai đụng tới.
Nhận dạng chữ tiếng Việt: chỗ nào hay sai và AI giúp gì
Công nghệ nhận dạng chữ biến hình ảnh trang giấy thành chữ máy tính đọc được. Nhờ nó, bạn gõ "phụ lục 2" vào ô tìm kiếm là ra đúng tệp. Với tiếng Việt in rõ, kết quả thường khá tốt. Lỗi hay xuất hiện ở dấu thanh và dấu mũ bị nhầm, chữ trong bảng bị đọc lệch dòng, số có dấu chấm phân cách nghìn bị đọc thành số khác, con dấu đè lên chữ làm mất cả đoạn, chữ viết tay gần như không đọc được.
Với mục đích tìm kiếm, vài lỗi nhỏ không sao. Nhưng nếu bạn định lấy chữ nhận dạng để soạn lại văn bản, đưa số liệu vào bảng tính hay trích dẫn điều khoản, mỗi con số và tên riêng phải được so lại với bản quét. Đây là chỗ AI giúp được: bạn đưa một đoạn chữ nhận dạng cho chatbot, nhờ nó chỉ ra các chữ có vẻ sai chính tả, các câu đứt đoạn, các số trông bất thường. AI không nhìn thấy bản gốc nên nó chỉ đánh dấu chỗ đáng ngờ, còn quyết định đúng sai vẫn là việc của bạn khi đối chiếu.
Một số chatbot hiện nay cho phép tải ảnh hoặc PDF lên để đọc trực tiếp, và có thể đọc tốt hơn phần mềm quét cũ. Nhưng tải hợp đồng, hoá đơn hay hồ sơ nhân sự lên một dịch vụ bên ngoài là đưa tài liệu của công ty ra khỏi văn phòng. Chỉ làm vậy khi công ty đã duyệt công cụ đó, bạn dùng tài khoản công ty cấp, và tài liệu không thuộc nhóm cấm. Với tài liệu thường như thông báo nội bộ đã phát hành, rủi ro thấp hơn nhiều.
Câu lệnh mẫu cho khâu kiểm: "Đây là chữ nhận dạng từ một trang biên bản quét, đã thay tên người và tên công ty bằng ký hiệu. Hãy liệt kê những từ có thể bị nhận dạng sai dấu tiếng Việt, những con số nên kiểm lại, và những chỗ câu bị đứt. Không sửa thẳng vào văn bản, chỉ liệt kê kèm vị trí." Cách yêu cầu chỉ liệt kê giúp bạn không vô tình nhận về một bản AI đã tự viết lại cho trơn, nghe đúng nhưng lệch nội dung gốc.
Những điều không làm với bản giấy gốc
Số hoá xong không có nghĩa là bản giấy hết giá trị. Với nhiều loại giấy tờ, bản gốc vẫn là thứ có giá trị khi có tranh chấp hoặc khi cơ quan chức năng kiểm tra.
- Không huỷ bản gốc chỉ vì đã quét. Thời hạn giữ chứng từ, hợp đồng, hồ sơ nhân sự đi theo quy định hiện hành và quy chế công ty, không phụ thuộc việc có bản quét hay chưa. Hỏi kế toán trưởng hoặc người phụ trách pháp chế trước khi huỷ bất cứ thứ gì.
- Không đóng dấu, ghi chú hay tô màu lên bản gốc để đánh dấu đã quét. Dùng tờ giấy kẹp ngoài hoặc nhãn dán ở bìa hồ sơ thay vì viết lên trang tài liệu.
- Không gỡ đóng gáy, cắt ghim làm rách hồ sơ đóng quyển. Với tài liệu đóng gáy cứng, quét bằng mặt kính từng trang, chấp nhận chậm hơn.
- Không mang hồ sơ mật về nhà quét cho nhanh. Tài liệu nhân sự, hợp đồng có giá trị lớn quét tại văn phòng, trên máy của công ty.
- Không để bản quét chỉ nằm trên bộ nhớ máy quét. Nhiều máy in đa năng lưu tạm bản quét trong bộ nhớ hoặc gửi qua thư điện tử. Xoá bộ nhớ tạm sau khi chuyển xong và kiểm xem máy có đang tự gửi bản quét ra địa chỉ nào không.
Nếu công ty muốn chuyển hẳn sang lưu trữ điện tử cho một số loại hồ sơ, đó là quyết định của lãnh đạo dựa trên quy định về chứng từ điện tử và giao dịch điện tử hiện hành. Khi có câu hỏi về giá trị pháp lý của bản điện tử trong một tình huống cụ thể, bạn có thể đặt câu hỏi cho luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) hoặc hỏi luật sư của công ty.
Giữ dự án số hoá không bị bỏ dở giữa chừng
Số hoá thường được giao như việc kiêm nhiệm, làm khi rảnh. Kết quả hay gặp là ba tháng sau mới xong hai hộp, rồi dừng hẳn. Để tránh, hãy chia việc thành lô nhỏ và gắn vào lịch: ví dụ chiều thứ Ba và thứ Năm mỗi tuần, mỗi buổi một lô. Ghi các buổi này vào lịch làm việc như một cuộc họp, để khi có ai hỏi bạn có rảnh không, câu trả lời đã có sẵn.
Song song với số hoá kho cũ, đặt quy tắc cho tài liệu mới: mọi hợp đồng ký xong được quét trong ngày, mọi công văn đến được quét khi vào sổ. Nếu không, kho giấy chưa số hoá sẽ cứ lớn lên nhanh hơn tốc độ bạn quét.
Sau mỗi tháng, báo cáo ngắn cho sếp: đã xong bao nhiêu lô, bao nhiêu tài liệu, còn lại ước chừng bao nhiêu hộp, có tài liệu nào hỏng hay thiếu phát hiện trong lúc quét. Phần cuối thường là phần sếp quan tâm nhất, vì đây là lần đầu tiên sau nhiều năm có người thật sự mở từng hồ sơ ra xem.
Khi đã có kho bản quét đủ lớn, có nhận dạng chữ và tên tệp chuẩn, bạn mới khai thác được tính năng tìm kiếm theo nội dung, kể cả tính năng hỏi đáp trên tài liệu mà một số công cụ AI văn phòng cung cấp. Thứ tự này quan trọng: AI tìm kiếm chỉ tốt khi dữ liệu đầu vào đã sạch.
Câu hỏi thường gặp
Bản quét hợp đồng có thay được bản gốc khi có tranh chấp không?
Thông thường bản quét chỉ là bản sao, giá trị chứng cứ của nó tuỳ từng trường hợp và quy định hiện hành. Vì vậy bản gốc có chữ ký và con dấu vẫn cần giữ cẩn thận. Khi có tranh chấp cụ thể, hãy hỏi luật sư thay vì tự kết luận.
Nên lưu bản quét dưới dạng PDF hay ảnh?
PDF có lớp chữ nhận dạng là lựa chọn tiện nhất cho văn bản vì gộp được nhiều trang trong một tệp, tìm được theo nội dung và mở được trên hầu hết máy. Ảnh chỉ nên dùng cho hình chụp, bản vẽ hoặc khi cần chất lượng màu cao.
Máy quét văn phòng không có nhận dạng chữ tiếng Việt thì làm sao?
Bạn có thể quét ra PDF thường rồi chạy nhận dạng bằng phần mềm đọc PDF có hỗ trợ tiếng Việt hoặc tính năng tương tự trên ổ đĩa đám mây công ty dùng. Kiểm phiên bản hiện hành vì khả năng nhận dạng tiếng Việt thay đổi khá nhanh giữa các bản cập nhật.
Có nên thuê dịch vụ bên ngoài số hoá hồ sơ không?
Với khối lượng rất lớn, dịch vụ chuyên nghiệp có máy quét tốc độ cao có thể nhanh hơn nhiều. Khi đó cần hợp đồng có điều khoản bảo mật, quy định nơi quét, cách vận chuyển hồ sơ và việc xoá dữ liệu sau khi bàn giao. Hồ sơ nhân sự và tài liệu mật nên cân nhắc quét nội bộ.
Chữ viết tay trong hồ sơ cũ có nhận dạng được không?
Phần mềm nhận dạng chữ thông thường đọc chữ viết tay tiếng Việt rất kém. Một số công cụ AI mới đọc khá hơn nhưng vẫn sai nhiều với chữ nghiêng, chữ nối. Với các trang viết tay quan trọng, tốt nhất ghi tóm tắt nội dung chính vào tên tệp hoặc tệp ghi chú đi kèm.
Quét xong rồi có cần sao lưu thêm không?
Có. Bản quét trên ổ đĩa chung vẫn có thể bị xoá nhầm, bị mã độc mã hoá hoặc mất khi tài khoản gặp sự cố. Hỏi người phụ trách IT về lịch sao lưu và thử khôi phục một tệp để chắc rằng bản sao lưu dùng được.