Chuẩn bị họp trực tuyến và họp kết hợp: việc của thư ký để không ai bị bỏ rơi
Thư ký chuẩn bị họp trực tuyến và họp kết hợp: tạo phòng, phân quyền, thử âm thanh, đón người dự từ xa, xử lý rớt mạng và giữ bảo mật đường vào.
#thư ký
Viết biên bản họp bằng AI từ bản ghi âm: quy trình năm bước và các lỗi AI hay mắc
Quy trình thư ký dùng AI chuyển bản ghi âm cuộc họp thành biên bản: xin phép ghi, chép lời, che dữ liệu, dựng khung, đối chiếu và sửa các lỗi AI hay mắc.
Mẫu biên bản cuộc họp theo từng loại: giao ban, dự án, đối tác, họp toàn công ty
Khung biên bản cho bốn loại họp thư ký hay gặp ở doanh nghiệp: giao ban, dự án, làm việc với đối tác, họp toàn công ty, kèm cách nhờ AI điền nháp đúng mẫu.
Thư tổng kết sau cuộc họp: gửi danh sách việc cần làm trong hai giờ, rõ người rõ hạn
Cách thư ký soạn thư tổng kết sau họp trong vòng hai giờ: chốt danh sách việc cần làm, người phụ trách, hạn, gửi đúng người và nhờ AI viết nháp an toàn.
Bảng theo dõi đầu việc sau họp: thư ký nhắc hạn, cập nhật tiến độ và báo việc trễ
Cách thư ký lập bảng theo dõi đầu việc từ các cuộc họp: cột cần có, nhịp nhắc hạn, cập nhật tiến độ, báo việc trễ cho sếp và dùng AI rà bảng mỗi tuần.
Thư ký soạn chương trình họp: gom nội dung, chia thời lượng và gửi kèm thư mời
Cách thư ký gom nội dung từ các phòng, chia thời lượng từng mục, nhờ AI dựng bản nháp chương trình họp và gửi kèm thư mời đúng lúc.
Tài liệu họp gửi trước: cách thư ký đóng gói, tóm tắt bằng AI để người dự chịu đọc
Thư ký gom tài liệu họp từ các phòng, kiểm phiên bản, viết trang tóm tắt bằng AI và gửi trước sao cho người dự mở ra đọc thật thay vì để đó.
Chuẩn bị phòng họp: danh sách kiểm tra của thư ký từ hôm trước đến phút cuối
Danh sách kiểm tra chuẩn bị phòng họp cho thư ký: đặt phòng, sắp chỗ ngồi, thiết bị trình chiếu, nước uống, điểm danh và dọn phòng sau họp.