Quản lý lịch làm việc cho sếp: nguyên tắc xếp lịch thư ký nào cũng cần nắm
Nguyên tắc xếp lịch cho giám đốc: khối tập trung, khoảng đệm, thứ tự ưu tiên, quyền ghi lịch và cách dùng AI rà lịch tuần mà không lộ thông tin.
#trợ lý hành chính
Lọc yêu cầu gặp giám đốc: hỏi gì, chuyển ai, từ chối sao để sếp giữ được thời gian
Thư ký sàng lọc yêu cầu xin gặp sếp thế nào: bốn câu hỏi đầu tiên, bảng chuyển đúng người, khung gặp mở trong tuần, mẫu câu từ chối khéo và dùng AI phân loại.
Hệ thống nhắc việc của thư ký: nhắc lịch, nhắc hạn và nhắc người khác mà không sót
Cách thư ký dựng hệ thống nhắc cho sếp và cho mình: chọn mốc nhắc, chia ba tầng nhắc, nhắc người khác khéo léo, dọn nhắc thừa và nhờ AI rút việc cần nhắc.
Thư ký có bị AI thay thế không: việc nên giao cho AI và việc phải giữ lại
AI làm nhanh nhiều thao tác của thư ký nhưng không gánh được phán đoán, quan hệ và trách nhiệm giữ bí mật. Bảng phân việc và cách thử một tuần để tự biết.
Chuẩn bị họp trực tuyến và họp kết hợp: việc của thư ký để không ai bị bỏ rơi
Thư ký chuẩn bị họp trực tuyến và họp kết hợp: tạo phòng, phân quyền, thử âm thanh, đón người dự từ xa, xử lý rớt mạng và giữ bảo mật đường vào.
Viết biên bản họp bằng AI từ bản ghi âm: quy trình năm bước và các lỗi AI hay mắc
Quy trình thư ký dùng AI chuyển bản ghi âm cuộc họp thành biên bản: xin phép ghi, chép lời, che dữ liệu, dựng khung, đối chiếu và sửa các lỗi AI hay mắc.
Cách ghi chép trong cuộc họp cho thư ký: ký hiệu, khung trang và cách ghép với AI
Thư ký ghi chép cuộc họp nhanh mà đủ ý: chuẩn bị khung trang theo chương trình, bộ ký hiệu riêng, ghi gì bỏ gì, và biến ghi chép thành biên bản trong ngày.
Mẫu biên bản cuộc họp theo từng loại: giao ban, dự án, đối tác, họp toàn công ty
Khung biên bản cho bốn loại họp thư ký hay gặp ở doanh nghiệp: giao ban, dự án, làm việc với đối tác, họp toàn công ty, kèm cách nhờ AI điền nháp đúng mẫu.
Thư tổng kết sau cuộc họp: gửi danh sách việc cần làm trong hai giờ, rõ người rõ hạn
Cách thư ký soạn thư tổng kết sau họp trong vòng hai giờ: chốt danh sách việc cần làm, người phụ trách, hạn, gửi đúng người và nhờ AI viết nháp an toàn.
Bảng theo dõi đầu việc sau họp: thư ký nhắc hạn, cập nhật tiến độ và báo việc trễ
Cách thư ký lập bảng theo dõi đầu việc từ các cuộc họp: cột cần có, nhịp nhắc hạn, cập nhật tiến độ, báo việc trễ cho sếp và dùng AI rà bảng mỗi tuần.
Thư ký họp hội đồng thành viên, đại hội cổ đông: hồ sơ, biểu quyết, biên bản
Nguyên lý cho thư ký khi chuẩn bị họp hội đồng thành viên, đại hội đồng cổ đông: thông báo mời họp, hồ sơ, kiểm tra tư cách, biểu quyết, biên bản và lưu trữ.
Lập lịch trình công tác cho sếp bằng AI: bản một trang đủ giờ, nơi đến và người gặp
Cách thư ký dùng AI gom thư mời, xác nhận vé và khách sạn thành lịch trình công tác một trang cho sếp, có đệm thời gian, phương án dự phòng và bảo mật.