Cách đặt tên tệp tài liệu văn phòng: quy tắc ngày, loại, đối tác và phiên bản
Quy tắc đặt tên tệp cho thư ký và nhân viên hành chính: thứ tự ngày, loại, đối tác, phiên bản; xử lý dấu tiếng Việt và dùng AI đổi tên hàng loạt.
Sắp xếp tài liệu và hồ sơ
Tổ chức tài liệu giấy và số: cấu trúc thư mục, đặt tên tệp, số hoá hồ sơ giấy (quét, nhận dạng chữ), lưu trữ và thời hạn giữ (nguyên lý), quản lý hợp đồng và ngày hết hạn, sổ công văn đi – đến, chia sẻ quyền truy cập, tìm tài liệu nhanh bằng AI, dọn dẹp định kỳ, bàn giao khi nghỉ việc.
Cấu trúc thư mục lưu trữ tài liệu công ty trên ổ đĩa chung: mẫu cho văn phòng nhỏ
Cách dựng cây thư mục cho ổ đĩa dùng chung của công ty nhỏ: chia theo chức năng hay dự án, giới hạn số tầng, thư mục chờ xử lý và nhờ AI rà lại.
Số hoá hồ sơ giấy trong văn phòng: quét, nhận dạng chữ và kiểm lỗi bằng AI
Quy trình số hoá hồ sơ giấy cho văn phòng nhỏ: chọn hồ sơ nào quét trước, cài đặt máy quét, nhận dạng chữ tiếng Việt, kiểm lỗi và giữ bản giấy gốc.
Sổ công văn đi đến trong doanh nghiệp: lập sổ, đánh số và theo dõi xử lý
Cách lập sổ theo dõi công văn đi đến cho công ty tư nhân: các cột cần có, quy tắc đánh số, chuyển xử lý, nhắc hạn trả lời và dùng AI tóm tắt văn bản.
Bảng theo dõi hợp đồng và ngày hết hạn: cách thư ký không để sót lần gia hạn nào
Cách lập bảng theo dõi hợp đồng cho văn phòng: các cột cần có, mốc báo trước, điều khoản tự gia hạn, nhắc việc tự động và dùng AI trích thông tin.
Thời hạn lưu trữ hồ sơ, chứng từ trong doanh nghiệp: nguyên tắc để không huỷ nhầm
Nguyên tắc xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ và chứng từ trong công ty: ai quyết, căn cứ ở đâu, lập bảng thời hạn, khi nào được huỷ và cách huỷ an toàn.
Phân quyền truy cập tài liệu trên ổ đĩa chung: ai xem, ai sửa, ai chia sẻ ra ngoài
Cách thư ký thiết lập và rà quyền truy cập tài liệu dùng chung: chia nhóm, cấp theo thư mục, liên kết công khai, chia sẻ với đối tác và thu hồi kịp lúc.
Tìm tài liệu nhanh bằng AI trong văn phòng: tìm theo nội dung, hỏi đáp và giới hạn
Cách thư ký dùng tìm kiếm thường, tìm theo nội dung và trợ lý AI hỏi đáp trên tài liệu để tìm hồ sơ trong vài giây, kèm cách kiểm kết quả và giữ bảo mật.
Dọn dẹp tài liệu văn phòng định kỳ: lịch tuần, tháng, cuối năm cho kho giấy và kho số
Lịch dọn dẹp tài liệu cho thư ký: việc mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi cuối năm với tủ hồ sơ, ổ đĩa chung và hộp thư; tìm bản trùng, xử lý tệp lớn, dùng AI lập danh sá
Bàn giao tài liệu, hồ sơ khi thư ký nghỉ việc: danh mục, biên bản, sổ tay
Cách thư ký bàn giao tài liệu và hồ sơ khi nghỉ việc hay chuyển vị trí: danh mục cần bàn giao, biên bản, chuyển quyền tài khoản và sổ tay công việc.
Bạn cần hỗ trợ thêm?
Để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ trong 24 giờ.