Văn bản do AI soạn cần được kiểm theo thứ tự khác với văn bản người viết: kiểm sự thật và số liệu trước, chính tả sau. Lý do là AI gần như không mắc lỗi gõ phím, câu chữ trôi chảy, nên mắt người dễ bị ru ngủ; trong khi lỗi nguy hiểm nhất của nó là những thông tin nghe hợp lý nhưng sai, như một ngày, một con số, một căn cứ không có thật.
Thư ký là người cuối cùng nhìn văn bản trước khi lên bàn sếp. Một quy trình kiểm gọn, lặp lại được, giúp bạn bắt lỗi mà không mất cả buổi đọc đi đọc lại. Bài này đưa ra quy trình bốn lượt đọc, danh sách lỗi AI hay mắc trong văn bản tiếng Việt, và cách dùng chính AI để hỗ trợ kiểm mà không phụ thuộc vào nó.
Quy trình bốn lượt đọc
Đọc một lượt mà cố bắt mọi loại lỗi cùng lúc là cách dễ bỏ sót nhất. Chia thành bốn lượt, mỗi lượt chỉ tìm một loại lỗi:
- Lượt một, sự thật và số liệu: đánh dấu mọi tên người, tên công ty, chức danh, ngày tháng, giờ, con số, số hợp đồng, số văn bản được dẫn chiếu. Đối chiếu từng chỗ với hồ sơ gốc, không với trí nhớ.
- Lượt hai, nội dung và logic: văn bản có nói đúng điều sếp muốn nói không, có thêm cam kết hay điều khoản nào không có trong yêu cầu không, các phần có mâu thuẫn nhau không.
- Lượt ba, văn phong: giọng có đúng với loại văn bản và người nhận không, có câu sáo hay câu thừa không, xưng hô có nhất quán không.
- Lượt bốn, chính tả và định dạng: dấu thanh, viết hoa, dấu câu, khoảng cách, phông chữ, đánh số mục, lề trang, phần ký.
Lượt một nên làm trên bản in hoặc chế độ xem toàn màn hình, dùng bút đánh dấu từng mục đã đối chiếu. Thói quen gạch chéo từng con số sau khi đã kiểm nghe có vẻ chậm, nhưng nó loại bỏ được lỗi phổ biến nhất: tưởng mình đã kiểm một con số mà thật ra mắt chỉ lướt qua.
Với văn bản ngắn như một thông báo, bốn lượt có thể xong trong năm phút. Với tờ trình, công văn hay giấy uỷ quyền, dành nhiều thời gian hơn cho lượt một và lượt hai, vì đó là nơi sai sót gây hậu quả.
Những lỗi AI hay mắc trong văn bản tiếng Việt
Bảng dưới gom những lỗi thường thấy khi dùng AI soạn văn bản doanh nghiệp. Mức độ phổ biến thay đổi theo công cụ và phiên bản, nhưng kiểm theo danh sách này giúp bạn không bỏ sót.
| Loại lỗi | Biểu hiện | Cách bắt |
|---|---|---|
| Điền thông tin không có | Thêm giờ, địa điểm, tên người, tên văn bản căn cứ cho câu văn trọn vẹn | Đánh dấu mọi dữ kiện cụ thể và tìm nguồn gốc của từng cái trong ghi chú đầu vào |
| Sai thứ trong tuần | Ghi "thứ Năm, ngày 14" khi ngày 14 là thứ Sáu | Mở lịch trên máy để đối chiếu, không tin vào phép tính của AI |
| Diễn giải lệch ý | Đổi "chưa xong" thành "đang hoàn thiện", đổi "đề nghị" thành "yêu cầu" | Đặt bản nháp cạnh ghi chú gốc, so từng ý chính |
| Cam kết vượt quyền | Tự thêm "công ty cam kết", "bảo đảm", "hoàn tiền" | Tìm các động từ cam kết và hỏi sếp đã đồng ý chưa |
| Văn phong lai | Câu dịch từ tiếng Anh, trật tự từ lạ, lạm dụng "được" và "bởi" | Đọc to lên; câu nào nghe như văn dịch thì viết lại |
| Định dạng không theo mẫu | Đánh số mục kiểu khác, thiếu phần nơi nhận, phần ký sai chức danh | So với mẫu công ty, kiểm phần đầu và phần cuối kỹ nhất |
Lỗi "điền thông tin không có" đứng đầu bảng vì nó vừa phổ biến vừa khó thấy nhất. Một văn bản có đủ ngày giờ, đủ căn cứ trông chuyên nghiệp hơn văn bản để trống, nên người đọc có xu hướng tin. Cách phòng từ gốc là dặn AI trong câu lệnh không được tự điền và phải liệt kê chỗ thiếu.
Kiểm số tiền, ngày tháng và các con số
Con số là nơi một lỗi nhỏ gây hậu quả lớn nhất. Văn bản có số tiền thường ghi cả bằng số lẫn bằng chữ, và hai phần này phải khớp nhau từng đồng. AI viết số bằng chữ khá trôi chảy nhưng thỉnh thoảng nhầm hàng trăm với hàng nghìn, hoặc bỏ sót chữ "lẻ" ở những số có hàng chục bằng không. Với văn bản có tiền, bạn đọc phần bằng chữ thành tiếng, chậm, rồi so với phần bằng số.
Với bảng có cột tổng, đừng tin tổng do AI cộng. Sao bảng sang phần mềm bảng tính, cho phần mềm tính lại, so với con số trong văn bản. Cùng một nguyên tắc với tỷ lệ phần trăm: nếu văn bản ghi "tăng khoảng một phần mười", tự tính lại từ hai con số gốc xem có đúng không.
Ngày tháng cần kiểm thêm một lớp: ngày có hợp lý với sự việc không. Hạn thanh toán rơi vào ngày nghỉ lễ, ngày hiệu lực của quyết định đứng trước ngày ký, hạn xác nhận dự họp sau cả ngày họp, là những lỗi logic mà đối chiếu từng con số riêng lẻ không phát hiện được. Đặt các mốc thời gian trong văn bản lên một dòng thời gian, dù chỉ trong đầu, là thấy ngay chỗ vô lý.
Kiểm chính tả và cách viết tiếng Việt
Chính tả là lượt cuối, nhưng không vì thế mà nhẹ. Văn bản trình sếp hay gửi đối tác có lỗi chính tả làm người đọc nghi ngờ cả phần nội dung. Với văn bản AI soạn, lỗi chính tả thật sự ít gặp hơn văn bản gõ tay, nhưng lại hay có những chỗ không thống nhất: cùng một văn bản vừa viết "hoà" vừa viết "hòa", vừa "quý khách" vừa "Quý khách", vừa "Phòng Kinh doanh" vừa "phòng kinh doanh".
Công ty nên có một quy ước ngắn về cách viết: đặt dấu thanh theo kiểu nào, viết hoa tên bộ phận và chức danh ra sao, cách ghi ngày tháng, cách viết số tiền bằng số và bằng chữ. Quy ước này không cần dài, một trang là đủ. Khi đã có, bạn đưa vào câu lệnh để AI viết theo ngay từ đầu, và dùng chính nó làm danh sách kiểm ở lượt bốn.
Chức năng kiểm chính tả của phần mềm soạn thảo bắt được lỗi gõ sai, nhưng không bắt được chuyện dùng sai từ đồng âm hay sai tên riêng. Tên người, tên công ty đối tác, tên sản phẩm phải kiểm bằng mắt với nguồn gốc. Một cái tên đối tác viết sai trong công văn gây mất điểm nhiều hơn mười lỗi dấu câu.
Dùng AI để hỗ trợ kiểm, nhưng không giao hết
AI có thể là một người đọc thứ hai khá tốt nếu bạn giao đúng việc. Những yêu cầu kiểm hiệu quả:
- "Liệt kê mọi ngày tháng, con số và tên riêng trong văn bản dưới đây thành một bảng." Bạn dùng bảng đó để đối chiếu với hồ sơ gốc, nhanh hơn dò từng dòng.
- "Chỉ ra những câu có thể bị hiểu theo hai nghĩa." AI thường phát hiện tốt những câu mơ hồ mà người viết quen mắt không thấy.
- "So sánh văn bản này với ghi chú đầu vào, liệt kê những thông tin có trong văn bản mà không có trong ghi chú." Đây là cách tìm thông tin bị AI tự thêm.
- "Kiểm cách viết hoa, dấu thanh và cách ghi ngày tháng theo quy ước sau." Kèm quy ước của công ty.
- "Đọc văn bản dưới góc nhìn của người nhận và chỉ ra chỗ có thể gây phật lòng." Hữu ích với công văn nhắc nợ hay phản hồi khiếu nại.
Điều AI không thay được là phán đoán xem thông tin có đúng với thực tế công ty không. AI không biết hợp đồng thật ghi gì, không biết sếp đã đồng ý điều gì trong cuộc gọi sáng nay. Kết quả kiểm của AI là gợi ý để bạn xem lại, không phải kết luận. Và như mọi lần đưa văn bản vào công cụ, che tên, số tiền và thông tin mật nếu công cụ không thuộc tài khoản công ty.
Văn phong: dấu hiệu văn bản "nghe như AI"
Mở đầu bằng câu xã giao dài. Văn bản doanh nghiệp tiếng Việt thường đi thẳng vào việc sau phần kính gửi. Đoạn mở đầu kiểu "trong bối cảnh thị trường nhiều biến động" là dấu hiệu dễ nhận của bản nháp máy. Cắt đi, văn bản ngắn hơn và rõ hơn.
Lặp cấu trúc ba vế. AI thích liệt kê theo nhóm ba: "nhanh chóng, chính xác và hiệu quả". Một hai lần thì không sao, nhưng cả văn bản toàn nhóm ba nghe đều đều và giả. Giữ lại một, cắt bớt những chỗ khác.
Từ ngữ quá trang trọng hoặc quá Tây. Những từ như "tối ưu hoá trải nghiệm", "giải pháp toàn diện" hiếm khi có trong văn bản nội bộ của một công ty nhỏ. Thay bằng lời nói thường ngày mà người trong công ty vẫn dùng.
Kết bằng câu chúc chung chung. Thông báo nội bộ không cần câu chúc sức khoẻ ở cuối. Công văn chỉ cần câu mong hợp tác ngắn. Bỏ phần kết thừa giúp văn bản giống văn bản của chính công ty bạn.
Biến việc kiểm thành thói quen của cả phòng
Quy trình kiểm chỉ thật sự có tác dụng khi nó được ghi lại và mọi người cùng dùng. Bạn có thể soạn một danh sách kiểm một trang, gồm bốn lượt đọc và các lỗi hay gặp của chính công ty, rồi dán cạnh máy hoặc lưu trong thư mục mẫu. Mỗi khi phát hiện một loại lỗi mới, thêm một dòng. Sau vài tháng, danh sách phản ánh đúng những chỗ phòng bạn hay sơ suất.
Với văn bản quan trọng, nên có nguyên tắc người thứ hai đọc. Người soạn không phải người kiểm cuối cùng, vì mắt người viết luôn đọc thấy điều mình định viết chứ không phải điều đã viết. Ở văn phòng nhỏ chỉ có một thư ký, người thứ hai có thể là trưởng bộ phận đề xuất hoặc chính sếp, với yêu cầu đọc kỹ phần số liệu.
Khi có sai sót lọt ra ngoài, như một công văn gửi nhầm ngày hay sai tên đối tác, hãy ghi lại nguyên nhân thay vì chỉ sửa rồi quên. Sai vì AI tự điền, vì đầu vào sai, hay vì bỏ qua một lượt đọc? Mỗi nguyên nhân dẫn tới một điều chỉnh khác nhau trong câu lệnh hoặc quy trình. Cách làm này giúp phòng bạn dùng AI ngày càng chắc tay hơn, thay vì dao động giữa tin tuyệt đối và sợ không dám dùng.
Câu hỏi thường gặp
Có phần mềm nào kiểm chính tả tiếng Việt đáng tin không?
Phần mềm soạn thảo phổ biến đều có bộ kiểm chính tả tiếng Việt ở mức cơ bản, và một số công cụ chuyên kiểm lỗi tiếng Việt cũng có. Chất lượng thay đổi theo phiên bản, nên bạn thử với văn bản thật của công ty trước khi tin dùng. Không công cụ nào bắt được lỗi sai tên riêng hay sai sự thật.
Bao lâu thì một văn bản AI soạn được coi là đã kiểm đủ?
Không đo bằng thời gian mà bằng việc đã đi qua đủ các lượt: mọi dữ kiện cụ thể đã được đối chiếu với nguồn, nội dung khớp với yêu cầu, văn phong đúng loại văn bản, chính tả và định dạng theo quy ước. Văn bản quan trọng nên có thêm một người thứ hai đọc.
Có nên nói với sếp là văn bản do AI soạn nháp?
Nhiều công ty đã có quy định về việc dùng AI trong công việc, bạn làm theo quy định đó. Nếu chưa có, minh bạch với sếp về cách làm việc thường tốt hơn. Điều sếp quan tâm là văn bản chính xác và người soạn chịu trách nhiệm về nội dung, bất kể dùng công cụ gì.
Dùng hai công cụ AI khác nhau để kiểm chéo có tốt hơn không?
Có thể giúp phát hiện thêm một số chỗ mơ hồ hay lỗi văn phong, nhưng không thay được việc đối chiếu với hồ sơ gốc. Hai công cụ đều không biết hợp đồng thật hay ý định thật của sếp. Và mỗi lần đưa văn bản vào một công cụ mới là thêm một nơi dữ liệu đi qua, nên càng phải che kỹ.
Văn bản đã ký phát hiện sai thì làm gì?
Báo ngay cho người ký. Tuỳ mức độ, có thể gửi văn bản đính chính, hoặc ra văn bản mới thay thế, ghi rõ số và ngày văn bản cũ. Không sửa trực tiếp trên bản đã phát hành rồi gửi lại cùng số. Ghi lại nguyên nhân để điều chỉnh quy trình kiểm.
Người mới vào nghề nên tập kiểm văn bản thế nào?
Bắt đầu bằng lượt một: đối chiếu từng dữ kiện với nguồn và đánh dấu đã kiểm. Đây là kỹ năng quan trọng nhất và rèn được nhanh nhất. Sau đó lưu lại những lỗi người khác chỉ ra cho mình thành danh sách riêng, và đọc lại danh sách đó trước mỗi lần kiểm trong vài tháng đầu.